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混合会议入门指南：技术、会议室及其他

会议室里一群人正在进行视频会议通话
佩戴耳机的女士

混合会议是现代工作的一部分。据招聘巨头罗致恒富 (Robert Half) 的一项调查显示，48% 的求职者希望从事混合工作，而 25% 的求职者表示他们更倾向于完全远程办公。这些数字表明，雇主可以通过提供灵活的工作机会来缓解招聘难题。
 
然而，要满足成功组建混合型员工队伍的需求，可能颇具挑战性。无论员工身处何地，公司都需要找到方法，让所有员工保持畅通的沟通和协作。对于许多企业而言，混合会议是最佳解决方案。但如果没有合适的技术，这些会议可能会充满干扰和分心之事，影响团队的工作效率。
 
要召开有效的混合会议，必须清楚了解潜在问题以及期望达成的目标。本文将详细解释什么是混合会议、可能出现的挑战，以及最佳的混合会议技术如何促进有效的混合协作。

什么是混合会议？

混合会议是指参会者既可现场参会，也可通过虚拟方式参会的会议。部分团队成员会聚集在典型的会议室中，而其他成员则通过音频和/或视频技术远程参与。混合会议方式通常适用于吸纳远程工作者或在公司各分支机构之间举行会议的情况，其形式支持灵活的工作安排，因此也适用于合作伙伴或分支机构位于不同地区的公司。
 
混合会议通常在公司会议室举行，这些会议室配备了专门设备，以为虚拟参会者提供参会支持。要营造一个包容性的环境，让远程参会者能够有效参与，需要进行特别规划并采用会议技术。混合会议室可能配备多个大屏幕、个人设备以及头戴式耳麦或耳塞式耳机等终端设备。虚拟参会者通常从不同地点的个人设备上加入会议：家、办公室、咖啡店或其他场所。

混合会议中的常见挑战

混合会议让来自不同环境的参会者齐聚一堂，这些环境包括会议室、工作台、办公室、家庭和公共场所。但这些环境的差异会带来挑战，干扰和分心可能削弱会议的有效性。
 
影响混合会议的一些最常见挑战包括：
 

  • 技术难题。混合会议需要支持多种环境的技术。从带宽不足或故障等基本问题，到集成困难，再到视频和音频质量不佳，技术难题都可能使会议完全偏离正轨。 
  • 缺乏包容性。混合会议应让所有参会者都感觉身处于同一环境中。技术有限可能使虚拟参会者变得默默无闻，影响他们积极参与会议的能力。
  • 参与度低。虚拟会议减少了面对面交流中自然流露的肢体语言和自然联系，导致注意力分散和参与度降低。
  • Zoom 疲劳感。视觉信息的缺失和单一维度的音频使大脑需要更努力地填补空白。这种额外的认知负担会降低注意力和参与度，从而降低会议的有效性。
  • 噪音控制。视频会议通常采用单一维度的音频，混合的声音和语音来自单一来源。这在大规模混合会议中，可能让人难以听清每个人的发言。

混合会议技术

可靠的技术是成功召开混合会议的关键。典型设备包括摄像头、视频切换器、活动平台、通信平台、扬声器、头戴式耳麦和麦克风。但并非所有会议技术都能提供相同的体验。
 
最佳的混合会议技术可以解决技术问题，提高包容性和参与度，使所有参会者都能做出贡献，从而提高会议效率。这些创新解决方案能让您的混合会议更上一层楼，营造一个完全包容的环境，让所有参会者都有身临其境之感。

视频会议平台

高品质、强大的视频会议平台是促进现场和远程参会者之间无缝沟通的基础。视频会议平台使用内置软件，无缝连接到摄像头、麦克风和其他第三方组件，以打造理想的会议空间。这些系统提供蓝牙和 USB 连接选项以及一系列可用配件，可提供个性化的会议体验，满足团队和个人的需求。

空间音频设备

清晰、通透的声音对于有效沟通至关重要。但当参会者身处各种环境，每个环境都有其独特的声音时，要实现声音清晰可能颇具挑战。
 
支持空间音频技术的会议设备可消除声音问题，如背景噪音和单一维度的声音，使远程会议参会者更易于听清。支持空间音频技术的头戴式耳麦、耳塞式耳机、扬声器及其他音频设备可还原自然音效体验，让声音仿佛来自不同方向和空间。借助这些工具，远程参会者能获得与现场参会者相同的会议体验，从而提升参与度和工作效率。

智能摄像头技术

在混合会议中，要让所有参会者都感受到被同等关注颇具挑战。远程参会者往往难以看清会议室里的每个人，因为摄像头无法捕捉到所有人。那些未被看到的人不太可能积极发言，也难以充分参与会议。
 
智能摄像头技术借助先进的 AI 和机器学习，通过摄像头取景和跟踪模式，更好地捕捉人的表情和肢体语言，从而改善视频会议体验。该技术让团队能够以多种方式优化画面布局，聚焦于每个人，从而带来更具协作性的会议体验。摄像头可拍摄群体、个人、发言者或演示者，还能自动切换视图，实现最佳效率。

借助 Poly 博诣先进技术，拥抱混合会议的未来

互动式会议技术可弥合现场参会者和远程参会者之间的缺口，确保混合会议中的有效沟通。当拥有借助 3D 音频和智能摄像头取景与跟踪功能来营造逼真氛围的工具时，虚拟参会者和现场参会者便可在同一环境中良好协作。
 
物理与虚拟工作场所之间的界限正逐渐消失。因此，您需要借助技术来跟上未来会议的步伐。Poly 博诣为企业提供员工所需的资源，让团队成员无论身处何地，都能实现无缝互动。与我们联系，了解我们如何帮助您打造包容性的混合会议，改善协作与提升工作效率。