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ハイブリッドミーティング入門：テクノロジー、会議室、その他

ビデオ会議中の会議室内の参加者グループ
ヘッドセットを装着した女性

ハイブリッド会議は、現代の働き方に欠かせません。大手人材紹介会社Robert Halfの調査によると、求職者の 48％ がハイブリッド勤務を希望しており、25％ は完全リモートを希望しています。これらの数字から、柔軟な勤務形態を導入することで、企業は採用の課題を軽減できることが分かります。
 
成功するハイブリッドワーク環境の構築は簡単ではありません。企業は、従業員の勤務地に関わらず、全社員との円滑なコミュニケーションと協働を維持できる方法を求めています。多くの企業にとって、ハイブリッド会議は最適なソリューションです。しかし、適切なテクノロジーがなければ、会議中に中断や気が散る要素が増え、チームの作業効率が低下する可能性があります。
 
効果的にハイブリッド会議を行うには、潜在的な課題と達成すべき目標を明確に理解することが重要です。ここでは、ハイブリッド会議とは何か、発生しうる課題、そして最適なハイブリッド会議用テクノロジーがどのように効果的なコラボレーションを支援するかについて詳しく解説します。

ハイブリッド会議とは？

ハイブリッド会議とは、参加者の一部が会議室に集まり、他の参加者はオンラインで参加する形式の会議です。通常の会議室に集まるメンバーもいれば、音声や映像のテクノロジーを使って離れた場所から参加するメンバーもいます。ハイブリッド会議は、リモートワーカーを参加させたり、柔軟なスケジュールに対応したり、遠隔地の支店やパートナー企業と連携して行われることが多いです。
 
多くの場合、オンライン参加者を円滑に参加させるため、専用機器を備えた会議室で行われます。リモート参加者が効果的に参加できる環境を作るには、事前の計画と適切な会議テクノロジーが必要です。ハイブリッド会議室には、複数の大型ディスプレイやパーソナルデバイス、ヘッドセットやイヤホンなどの機器が設置されることがあります。オンライン参加者は通常、自宅、オフィス、カフェなど、さまざまな場所から個人のデバイスを使って参加します。

ハイブリッド会議の一般的な課題

ハイブリッド会議では、会議室、デスク、オフィス、自宅、公共スペースなど、さまざまな環境から参加者が集まります。しかし、こうした環境の違いは、会議中の気が散る要因や妨害となり、会議の効果を下げる課題を生むことがあります。
 
ハイブリッド会議でよく見られる課題には以下のようなものがあります。
 

  • 技術的な問題：ハイブリッド会議には、複数の環境に対応できるテクノロジーが必要です。帯域幅の不足や不具合、システム統合の難しさ、映像や音声の不備など、技術的な問題によって会議がうまく進まないことがあります。
  • 全員が平等に参加できない状態：ハイブリッド会議では、すべての参加者が同じ環境にいるように感じられることが重要です。テクノロジーが不十分だと、オンライン参加者が会議の背景に埋もれてしまい、積極的に参加するのが難しくなる場合があります。
  • 参加意欲の低下：オンライン会議では、対面でのやり取りで自然に得られるボディランゲージや相互作用が減るため、集中力や参加意欲が低下します。
  • Zoom 疲労：視覚情報の不足や単調な音声のため、脳は情報の不足を補おうと余分に働かなければなりません。その結果、集中力や参加意欲が低下し、会議の効率も落ちます。
  • ノイズ対策：ビデオ会議では、多くの場合、複数の音声や声がひとつのチャンネルに混ざって出力されるため、大規模なハイブリッド会議では発言者を聞き取りにくくなることがあります。

ハイブリッド会議テクノロジー

信頼性の高いテクノロジーは、ハイブリッド会議を成功させるために不可欠です。通常、ハイブリッド会議で使われる機器には、カメラ、ビデオ スイッチャー、イベント プラットフォーム、通信プラットフォーム、スピーカー、ヘッドセット、マイクなどがあります。しかし、すべての会議用テクノロジーが同じ使い心地や操作感を提供するわけではありません。
 
優れたハイブリッド会議用テクノロジーは、技術的な問題に対応し、すべての参加者が意欲的に発言・参加できる環境を整え、全員が主体的に参加できる生産的な会議を実現します。これらの革新的なソリューションは、参加者全員が同じ部屋にいるかのように感じられる場を作ることで、ハイブリッド会議を次のレベルへ引き上げます。

ビデオ会議プラットフォーム

高品質で堅牢なビデオ会議プラットフォームは、対面参加者とリモート参加者の間でシームレスなコミュニケーションを実現する基盤です。ビデオ会議プラットフォームは、組み込みソフトウェアを使用してカメラ、マイク、その他のサードパーティ機器とシームレスに接続し、理想的な会議環境を作ります。Bluetooth や USB 接続、さまざまなアクセサリーを組み合わせることで、グループや個人のニーズに応じたパーソナライズされた会議体験を提供します。

空間オーディオ機器

効果的なコミュニケーションには、明瞭でクリアな音声が不可欠です。しかし、参加者がそれぞれ異なる環境から参加している場合、その環境ごとの音響特性により、音声をクリアに保つのは難しくなります。
 
空間オーディオ技術に対応した会議用機器は、バックグラウンドノイズや音声がひとつの方向からしか聞こえない問題を解消し、リモート参加者の声を聞き取りやすくします。ヘッドセット、イヤホン、スピーカーなどのオーディオデバイスは、この技術を用いて、自然な音の広がりを実現し、さまざまな方向や距離から音が聞こえるようにします。これにより、リモート参加者は対面参加者と同じ感覚で会議に参加でき、参加意欲と生産性が向上します。

スマートカメラ技術

ハイブリッド会議では、すべての参加者が平等に見えていると感じるのが難しいことがあります。リモート参加者は、カメラが全員を映せないことが多く、会議室内の様子を把握しにくい場合があります。画面に映らない参加者は、発言しにくく、会議への積極的な参加が妨げられることがあります。
 
スマート カメラ技術は、AI と機械学習を活用し、カメラのフレーミングや追跡モードで表情や動作を正確に捉えることで、ビデオ会議の体験を向上させます。この技術によって無駄な画面スペースが減り、全員の様子を把握しやすくなるため、参加者同士のやり取りが円滑に行える会議になります。カメラは、グループ、個人、発言者、プレゼンターに応じて自動でフレーミングを切り替え、最適なビューを提供します。

Poly の先進テクノロジーで、ハイブリッド会議の未来を実現

インタラクティブ会議テクノロジーは、対面参加者とリモート参加者の間のギャップを埋め、ハイブリッド会議で効果的なコミュニケーションを確保します。3D オーディオやスマートカメラのフレーミング・トラッキング機能を活用することで、リモート参加者と対面参加者が同じ環境で共同作業できます。
 
物理的な職場と仮想の職場の境界は薄れつつあります。そのため、会議の未来に対応できるテクノロジーが必要です。Poly は、従業員がどこにいてもチーム間のシームレスなやり取りを実現するために必要なリソースを企業に提供します。コラボレーションと生産性を高める包括的なハイブリッド会議の構築方法について、ぜひ私たちにご相談ください。