화상회의용 회의실을 설정하는 방법
비즈니스 성공은 회의실에서 시작됩니다. 현대 업무에서 직원들은 유연한 일정을 선호하며 많은 고객과 파트너가 사무실로 이동하는 대신 가상으로 만나는 것을 선택합니다. 즉, 협업, 커뮤니케이션, 거래를 성사시키는 능력은 회의실에서 포용적인 화상회의를 얼마나 잘 지원하느냐에 달려 있습니다.
이를 위해서는 방의 크기나 앉아 있는 위치에 관계없이 모든 사람이 명확하게 보고 들을 수 있는 솔루션이 필요합니다. 또한 모든 사람이 토론에 계속 참여하고 완전히 참여하여 어디에 있든 쉽게 아이디어를 공유할 수 있는 기능을 선택하는 것을 의미합니다.
다음은 화상회의를 올바르게 진행하는 데 도움이 되는 4가지 고려 사항입니다.
1. 회의실의 크기와 의도 결정
모든 회의 공간은 과거에 간과되었던 일부를 포함하여 원격지의 사람들이 대화에 참여할 수 있도록 갖추어져야 합니다. 현대 사무실에서 가장 일반적인 4가지 유형의 회의실을 살펴보겠습니다.
집중 공간. 집중 공간은 1:1, 빠른 동기화, 즉석 토론 등 소규모 회의를 위해 설계된 프라이빗하고 조용한 소통의 공간을 제공합니다. 집중 공간에 비디오를 추가하면 더 큰 미팅을 위해 더 큰 공간을 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다.
허들 및 작은 방. 이러한 공간은 집중 공간보다 크지만 브레인스토밍, 팀 회의, 회고 세션 및 고객 통화를 위해 소규모 그룹 간에 친밀감을 제공합니다.
중형 객실. 이 회의실은 팀 회의, 회고, 제품 데모, 화이트보드 및 대면 고객 브리핑을 포함한 세션에 참석할 수 있는 직원 수를 확장합니다.
넓은 객실. 가장 큰 회의실은 화이트보드 및 브레인스토밍, 전체 직원 회의, 교육 세션 및 영향력이 큰 고객 통화를 위해 최대한 많은 사람이 모일 수 있도록 설계되었습니다.
비디오가 있는 경우 활성화할 수 있는 또 하나의 공간은 스탠드업 영역입니다. 매일 짧은 스탠드업 미팅은 애자일 프로세스의 핵심 요소이며, 이러한 세션에는 그날 사무실에서 근무하지 않는 팀원이 포함되는 것이 중요합니다. 스탠드업 영역에 비디오를 추가하면 오디오만 사용하는 통화보다 더 생산적인 경험을 할 수 있습니다.
2. 선호하는 화상회의 파트너 식별
비즈니스에서 Microsoft Teams, Zoom 또는 Google Meet와 같은 단일 통합 커뮤니케이션 플랫폼을 선택한 경우 해당 소프트웨어에 대해 인증된 솔루션을 살펴보는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 그러나 파트너와 고객이 사용할 수 있는 다른 플랫폼을 원활하게 수용할 수 있는 솔루션을 찾는 것도 중요합니다. 당연히 귀하의 비즈니스에서 사내에 여러 플랫폼을 사용하는 경우 모든 플랫폼에서 쉽게 작업할 수 있는 유연성을 갖춘 화상회의 장비를 찾는 것이 중요합니다.
3. BYOL 솔루션과 올인원 화상회의 장치 중에서 선택
BYOD(Bring-Your-Own-Device) 솔루션을 사용하면 모든 회의 플랫폼에 쉽게 연결할 수 있습니다. 발표자는 노트북을 가져와 USB 케이블을 통해 화상회의 시스템에 연결하고 즉시 회의를 시작할 수 있습니다. 이러한 솔루션은 컴퓨터를 연결하지 않고는 실행할 수 없지만 경제성과 향상된 발표자 제어 기능, 고품질 비디오 및 오디오를 결합하여 성공적인 협업을 지원합니다.
올인원 장치는 고품질 비디오 및 오디오를 컴퓨터 연결 없이 사용할 수 있는 코덱 소프트웨어와 통합합니다. Microsoft Teams, Google Meet 또는 Zoom에 대해 인증을 받은 경우 해당 플랫폼에서 쉽게 작동한다는 것을 알고 있습니다. 이러한 솔루션은 BYOD보다 더 많은 초기 투자가 필요하지만 성공적인 회의에 필요한 모든 것이 포함되어 있기 때문에 사용하기가 더 직관적입니다.
4. 스마트 기술 기능 찾기
모든 회의 공간에서 통화의 양측 모두에서 최고의 회의 경험을 만들고 싶습니다. 지능형 기술은 다음과 같은 기능으로 이를 간편하게 만듭니다.
자동 스피커 프레이밍 및 추적. 스피커를 자동으로 확대하고 회의실을 돌아다닐 때 따라가는 카메라는 모든 사람이 토론에 계속 참여할 수 있도록 도와줍니다.
그룹 프레이밍. 카메라가 자동으로 패닝 및 프레이밍하여 사람들이 방에 들어오고 나갈 때에도 방 안에 있는 모든 사람을 선명하게 볼 수 있습니다.
방의 소음 차단. 방에 사람이 많을수록 타이핑, 바스락거리는 서류, 사이드 대화 및 기타 소음이 발생할 가능성이 높아집니다. 소음 차단 기술은 산만해지는 것을 막을 수 있습니다.
외부 소음 차단. 사무실의 번잡함, 복도의 대화 및 기타 소음이 회의 공간에 스며들 수 있습니다. 스마트 기술은 회의 토론에 영향을 미치지 않도록 할 수 있습니다.
회의실을 위해 선택한 화상회의 솔루션을 사용하면 쉽게 협업 품질을 개선하고 보다 생산적인 회의를 진행할 수 있습니다. 이 네 가지 고려 사항을 고려하면 공간, 사람 및 비즈니스에 가장 적합한 솔루션을 식별하는 데 도움이 됩니다.