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ハイブリッドワーク用オフィスの設計方法

ハイブリッド ワーク の働き方が今後も定着することは間違いありません。Zippia の報告によると、米国企業の 74 % が恒久的なハイブリッド ワーク を既に導入しているか、導入を計画しているとのことです1。もはや柔軟な働き方を取り入れるかどうかではなく、いかに効果的に実現するかが問われています。
 
ハイブリッド ワークの中核をなすのはオフィスです。そこは従業員が対面でもバーチャルでもつながり、コラボレーションし、学びを深める場所です。適切な構成と機器の選択により、室内にいるメンバーとビデオ会議で参加するメンバーが完全に連携し、自然に協力してビジネスを円滑に進めることができます。これにより、ハイブリッド会議は簡単かつ非常に生産性の高いものになります。新しい拠点を立ち上げる場合でも、既存のスペースを再構成する場合でも、オフィスに最適なセットアップを見つけるには、綿密な計画が必要です。

ハイブリッド ワークに適したオフィスを構築するための 6 つのステップをご紹介します。

1. 従業員のワークスタイルを理解する

従業員のワーク スタイルを理解することが不可欠です。役割や好みによって、誰もが少しずつ異なる働き方をしています。例えば、営業担当者はほとんどの時間を外出先で過ごし、製品マーケティング担当者は会議から会議へと忙しく動き回り、グラフィック デザイナーは一日の仕事をデスク作業に捧げ、テクニカル ライターは一日の半分を個人スペースで過ごし、残りの半分を静かな少人数用会議室で過ごすかもしれません。 

 

これらのパターンを理解することは、個々の従業員や職務全体の傾向に対する必要な機器の目安を把握する上でも役立ちます。例えば、例えば、グラフィック処理やエンジニアリング業務など、より高性能なコンピューターを必要とする、特殊な技術的要件を有する従業員は誰ですか？他の地域のクライアントや同僚が開催するセッションに参加するため、デスクから会議に出席する必要がある従業員は誰ですか？といった点が挙げられます。

2. 会議スペースの利用状況を確認する

会議スペースは、たとえ常にグループでの活動に使用されるわけではなくとも、オフィスで最も需要の高い場所となり得ます。まず、会議スペースがどのように使用されているかを確認してください。ビデオ会議用に簡単に予約できますか、それとも静かな作業場所を探している個人が使用していますか？次に、それらがどのくらいの頻度で使用されているかを検討してください。例えば、小規模な会議室が常に予約でいっぱいなのに、大規模な会議室はほとんどの場合空いていますか？最後に、不足しているかもしれないスペースについて考えてみてください。フォーカススペースが不足しているために、人々は自分の個人スペース（リモートの同僚を除く）で即席の会議を行っていませんか？ 

 

これらの考慮事項は、従業員が最も効果的に働けるようにするために必要なスペースの構成を決定するのに役立ちます。現代のオフィスでは、これまで見過ごされがちだったフォーカス スペースやその他のカジュアルな集いの場が、会議室の構成において重要な一部となり、リモート ワーカーにも対応する必要があることを忘れないでください。

3.固定席を割り当てるか、割り当てないかを決める

基本的に決定すべきは、従業員間でワーク スペースをどう割り当てるかです。 主に 3 つのアプローチがあります。1 つ目は完全割り当てで、出社するすべての社員に専用デスクが用意される方式です。2 つ目はホテリングで、固定席はなく、社員がアプリケーションを通じて事前に席を予約する方式です。3 つ目はフリーアドレスで、こちらも固定席はなく、到着順で自由に席を選ぶ方式です。 

 

どのアプローチを選択するかは、いくつかの考慮事項によって決まります。より小規模なオフィス スペースへの移転を検討していますか、それとも増え続ける従業員をサポートするための追加スペースが必要ですか？個々のワーク スペースは、どのくらいの頻度で利用が集中したり、空いていたりしていますか？従業員の役割は、ホテリングやフリーアドレスが指定席よりも適している、柔軟な働き方に対応していますか？現在、個人用スペースに割り当てられているスペースを、追加の会議スペースとしてより有効に活用できないでしょうか？

4. オフィススペースを再配分する

ここでは、これまでに検討・判断した内容をすべてオフィスプランとして具現化します。収集した情報を基に、個々のデスクにどれだけのスペースが必要か、会議室にどの程度のスペースが必要か、適切なサイズはどのくらいか、そして現在のスペースをどう調整すればそれらのニーズを満たせるかを決定します。

5. ハイブリッド ワーク ポリシーを確立する

柔軟な働き方の基準を明確にするこれらのポリシーは、オフィスをどのように利用するか、またオフィスに出社する従業員の数がいつ、どのように変動するかを把握する上で非常に重要です。例えば、全従業員が週 3 日出社する必要がある場合、それは具体的に何曜日なのか？各チームは対面での共同作業のためにメンバー全員が出社する日を調整すべきか？全社員が一堂に会するようなイベント（全社ミーティングなど）はあるのか？といった点が挙げられます。

6. 効果的なハイブリッド コラボレーションを可能にするためのスペースの整備

個々のワークスペースは、たとえ特定の利用者が決まっていなくても、従業員が快適に、そして自分好みに調整できるよう、必要なものがすべて揃っていることが重要です。ドッキング ステーションやモニターはもちろんのこと、デスクからビデオ通話に参加する際に、最も良く映るように調整できる Web カメラも欠かせません。フリー アドレス デスクを利用する際は、業務に取り掛かる前に、人間工学に基づいたチェックリストを使って、快適なワークスペースに調整することを促しましょう。

 

会議スペースにおいては、部屋にいる全員が明確に映し出され、音声がはっきりと聞き取れるサイズのビデオ会議ソリューションとオーディオ ソリューションを選ぶことが重要です。効果的なビデオおよびオーディオ ソリューションに必要な要件は部屋のサイズによって異なるため、各スペースの特性を考慮し、一律の購入アプローチを避けるべきです。例えば、フォーカス スペースでは、狭い範囲に焦点を合わせたカメラが 1 名から 2 名の参加者を鮮明に捉えますが、広い部屋では、前方に座っているか後方の隅に座っているかに関わらず、全員を鮮明に映し出すことができるカメラが必要となります。

ビジネスの未来は、まさに今設計しているオフィスにかかっています。これらの 6 つのステップを踏むことで、現在の、そして今後進化していく柔軟な働き方の環境において、従業員が最大限に能力を発揮できるスペースを創り出すことが可能です。

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