Hybride Meetings sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Laut einer Umfrage des Recruiting-Giganten Robert Half suchen 48 % der Arbeitssuchenden nach einer hybriden Rolle, während 25 % angeben, dass sie eine vollständige Homeoffice-Tätigkeit bevorzugen. Diese Zahlen machen deutlich, dass Arbeitgeber Rekrutierungsprobleme durch flexible Arbeitsoptionen lösen können.
Leider kann sich die Erfüllung der Anforderungen einer erfolgreichen hybriden Belegschaft als eine Herausforderung erweisen. Unternehmen brauchen Möglichkeiten, eine starke Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Für viele Unternehmen sind hybride Meetings die beste Lösung. Ohne die richtige Technologie können Meetings von Unterbrechungen und Ablenkungen geprägt sein, was die Produktivität von Teams erheblich einschränkt.
Effektive hybride Meetings setzen voraus, dass mögliche Stolpersteine erkannt werden und die Zielsetzung eindeutig definiert sind. Hier erklären wir genau, was hybride Meetings sind, welche Herausforderungen auftreten können und wie die beste hybride Meeting-Technologie eine effektive hybride Zusammenarbeit ermöglichen kann.
Was ist ein hybrides Meeting?
Ein hybrides Meeting ist ein Meeting, an dem die Teilnehmer sowohl persönlich als auch virtuell teilnehmen. Einige Teammitglieder versammeln sich in einem typischen Meetingraum, andere hingegen werden mithilfe von Audio- und/oder Videotechnologie aus der Ferne zugeschaltet. Der hybride Meeting-Ansatz wird häufig genutzt, um Remote-Mitarbeitende einzubinden oder Meetings zwischen Unternehmensstandorten abzuhalten – in einem Format, das sowohl flexible Zeitpläne als auch Unternehmen mit Partnern oder Niederlassungen an entfernten Standorten unterstützt.
Hybride Meetings finden häufig in Meetingräumen statt, die mit spezieller Ausstattung ausgestattet sind, um virtuelle Teilnehmer zu unterstützen. Damit sich auch Remote-Teilnehmer aktiv einbringen können, braucht es eine gezielte Vorbereitung und moderne Meeting-Technologien Hybride Konferenzräume können mehrere große Bildschirme, persönliche Geräte und Endgeräte wie Headsets oder In-Ear-Headsets umfassen. Virtuelle Teilnehmende nehmen in der Regel über individuelle Endgeräte von unterschiedlichen Orten aus an Meetings teil – etwa von zu Hause, aus dem Büro, aus Cafés oder anderen Umgebungen.
Häufige Herausforderungen bei hybriden Meetings
Hybride Meetings bringen Teilnehmer aus unterschiedlichen Umgebungen zusammen, z. B. in Meetingräumen, am Schreibtisch, in Büros, zu Hause und an öffentlichen Orten. Die Variationen in diesen Umgebungen führen jedoch zu Herausforderungen, die die Effektivität eines Meetings durch Ablenkungen und Störungen untergraben können.
Zu den häufigsten Herausforderungen bei hybriden Meetings zählen:
- Technische Probleme Hybride Meetings erfordern eine Technologie, die zahlreiche Umgebungen unterstützt. Technische Probleme – von grundlegenden Problemen wie unzureichender Bandbreite oder Systemstörungen bis hin zu Integrationsproblemen oder mangelhafter Video- und Audioqualität – können ein Meeting vollständig zum Scheitern bringen.
- Unzureichende Teilhabe Hybride Meetings sollten allen Teilnehmern das Gefühl geben, sich in derselben Umgebung zu befinden. Eine eingeschränkte Technologie kann dazu führen, dass virtuelle Teilnehmer in den Hintergrund treten und ihre Fähigkeit, aktiv am Meeting teilzunehmen, beeinträchtigt wird.
- Geringes Engagement In virtuellen Meetings fehlen oft Körpersprache und spontane soziale Dynamik, wie sie bei persönlichen Treffen entstehen – das kann die Aufmerksamkeit und die aktive Beteiligung beeinträchtigen.
- Zoom-Müdigkeit Wenn visuelle Signale fehlen und der Ton eindimensional bleibt, muss das Gehirn mehr leisten, um die Lücken zu schließen. Die erhöhte geistige Anstrengung mindert die Aufmerksamkeit und die Beteiligung – und damit auch die Effektivität des Meetings.
- Geräuschkontrolle Videokonferenzen haben oft eine eindimensionale Audioausgabe, bei der gemischte Klänge und Stimmen aus einer einzigen Quelle stammen. Dadurch lassen sich Menschen in hybriden Meetings mit vielen Teilnehmern oft nur schwer verstehen.
Hybride Meeting-Technologie
Zuverlässige Technologie ist ein entscheidender Bestandteil erfolgreicher hybrider Meetings. Zu den typischen Geräten gehören Kameras, Videomischer , Veranstaltungsplattformen, Kommunikationsplattformen, Lautsprecher, Headsets und Mikrofone. Nicht alle Meeting-Technologien bieten jedoch dasselbe Erlebnis.
Die besten hybriden Meeting-Technologien können technische Probleme lösen und die Teilhabe und das Engagement für produktive Meetings mit Beiträgen aller Teilnehmer verbessern. Diese innovativen Lösungen heben Ihre hybriden Meetings auf ein neues Niveau, indem sie ein vollständig inklusives Umfeld schaffen, das den Eindruck vermittelt, alle Teilnehmer befänden sich in demselben Raum.
Videokonferenzplattformen
Hochwertige, robuste Videokonferenzplattformen sind die Basis für eine nahtlose Kommunikation zwischen Präsenz- und Remote-Teilnehmern. Videokonferenzplattformen nutzen integrierte Software für nahtlose Verbindungen mit Kameras, Mikrofonen und anderen Komponenten von Drittanbietern, um so den idealen Meetingraum zu schaffen. Dank Optionen wie Bluetooth- und USB-Konnektivität sowie einer Vielzahl verfügbarer Zubehörteile bieten diese Systeme ein personalisiertes Meeting-Erlebnis, das sowohl den Anforderungen von Gruppen als auch individuellen Bedürfnissen gerecht wird.
Spatial-Audio-Geräte
Kristallklarer Klang ist entscheidend für eine effektive Kommunikation. Es ist jedoch oft gar nicht so leicht, für eine klare Verständigung zu sorgen, wenn sich die Gesprächsteilnehmer in ganz verschiedenen Umgebungen befinden – jeweils mit ihren ganz eigenen Hintergrundgeräuschen.
Meeting-Equipment, das Spatial-Audio-Technologie unterstützt, beseitigt Klangprobleme wie Hintergrundgeräusche und eindimensionalen Klang, sodass Remote-Meeting-Teilnehmer besser zu hören sind. Headsets, In-Ear-Headsets, Lautsprecher und andere Audiogeräte, die die Technologie unterstützen, reproduzieren ein natürliches Klangerlebnis, bei dem Geräusche aus unterschiedlichen Richtungen und Zeitpunkten zu kommen scheinen. Mit diesen Tools erleben Remote-Teilnehmer das Meeting auf dieselbe Weise wie persönlich anwesende Teilnehmer, wodurch die Beteiligung und die Produktivität gesteigert werden.
Intelligente Kameratechnologie
In hybriden Meetings ist es oft schwierig, allen Teilnehmenden das Gefühl zu geben, gleichberechtigt gesehen und gehört zu werden. Remote-Teilnehmer haben oft Schwierigkeiten, alle Teilnehmer im Konferenzraum zu sehen, da die Kamera nicht alle Teilnehmer erfasst. Jene, die nicht gesehen werden, werden sich mit geringerer Wahrscheinlichkeit Gehör verschaffen und weniger intensiv am Meeting beteiligen.
Intelligente Kameratechnologie verbessert Videokonferenzen durch fortschrittliche KI und maschinelles Lernen, wobei Kamera-Framing- und Tracking-Modi genutzt werden, um den menschlichen Ausdruck und die Körpersprache besser zu erfassen. Die Technologie ermöglicht es Teams, ungenutzten Bildschirmplatz auf verschiedene Weise zu reduzieren, um den Fokus auf alle Teilnehmenden zu richten und ein Meeting-Erlebnis der Zusammenarbeit zu schaffen. Kameras können Gruppen, Einzelpersonen, Referenten oder Moderatoren einrahmen und für eine optimale Effizienz automatisch zwischen den Ansichten wechseln.
Wappnen Sie sich für die Zukunft hybrider Meetings mit der fortschrittlichen Technologie von HP Poly
Dank interaktiver Meeting-Technik fühlen sich sowohl vor Ort anwesende als auch virtuell zugeschaltete Teilnehmer eingebunden – für eine reibungslose Kommunikation im hybriden Arbeitsalltag. Wenn Ihnen Tools zur Verfügung stehen, mit denen Sie eine realistische Atmosphäre schaffen können – etwa durch 3D-Audio sowie intelligente Kamera-Framing- und -Tracking-Funktionen – arbeiten virtuelle zugeschaltete und persönlich anwesende Teilnehmer wie in einem gemeinsamen Raum zusammen.
Die Grenze zwischen physischen und virtuellen Arbeitsplätzen verschwimmt. Sie brauchen also Technologie, um mit den Meetings der Zukunft Schritt zu halten. Poly unterstützt Unternehmen mit den nötigen Ressourcen, damit Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort nahtlos miteinander kommunizieren können. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie wir Sie bei der Entwicklung integrativer hybrider Meetings unterstützen können, die die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern.