5 conseils pour maximiser la productivité du télétravail

Nous sommes plus nombreux que jamais à travailler à partir de la maison. Et si les études montrent que la productivité du télétravail est élevée, cette augmentation de l’efficacité ne se fait pas sans effort. Nous avons rassemblé cinq conseils rapides et efficaces pour travailler à la maison plutôt qu’au bureau. Ils sont basés sur des recherches approfondies et des essais à long terme pour vous aider à rationaliser votre flux de travail lorsque vous travaillez à partir de votre domicile.

Mais d’abord, voici quelques statistiques sur la productivité du télétravail :

Statistique sur le télétravail

• 47 % des employés canadiens ont travaillé à distance en 2016.
• Près de 5 millions de Canadiens supplémentaires ont travaillé depuis leur domicile au milieu de l’année 2020.
• L’économie canadienne a créé 290 000 emplois en mai 2020, dont plusieurs sont à distance.
• 60 % des personnes qui ont commencé à travailler à partir de la maison en 2020 disent qu’ils ne retourneront pas à des emplois traditionnels.

Alors, comment pouvez-vous maximiser votre potentiel en télétravail?

1. Travaillez en courtes périodes pour maximiser la productivité du télétravail

Des études montrent que de courtes périodes d’effort augmentent la productivité. Il n’y a pas de durée parfaite, mais la plupart des gens sont au summum de leur productivité lorsqu’ils travaillent par tranches de deux heures ou moins, entrecoupées de pauses. Vous pouvez également faire une heure à la fois ou utiliser la technique Pomodoro et travailler 25 minutes d’affilée.

Selon une étude, les personnes qui travaillent 52 minutes d’affilée seraient les plus productives. Les recherches menées par l’armée américaine sur ce qu’on appelle les « rythmes ultradiens » ont révélé que les blocs de 90 minutes entrecoupés de pauses de 20 minutes seraient l’idéal. Vous n’êtes pas sûr de la méthode qui vous convient? Essayez de trouver votre rythme. Voici quelques stratégies différentes :

• La technique Pomodoro : Travaillez pendant 25 minutes sans aucune distraction, puis faites une pause de 5 minutes. Chaque fois que vous avez accompli 4 cycles, prenez une pause plus longue. Selon ses partisans, cette méthode de gestion du temps peut complètement changer votre façon de travailler. Des applications comme Pomodoro Timer Lite pour Chrome et Android peuvent vous aider.
• Blocs de deux heures : Travaillez pendant trois ou quatre blocs de deux heures par jour, avec des pauses de 30 minutes pour aller courir, promener les chiens, accomplir des tâches ménagères simples ou méditer. Vous serez plus productif avec ces pauses entre les blocs.
• Blocs d’une heure : Travaillez pendant 50 minutes ou une heure, puis prenez une pause de 15 minutes. Semblables à la technique Pomodoro, ces sprints vous permettent de rester concentré de façon intense.
• Blocs de 90 minutes : Plusieurs études sur le télétravail montrent que nos esprits favorisent les cycles de 90 minutes de travail productif et de 20 minutes de temps d’arrêt.

Ne soyez pas trop rigide

Les courtes périodes de travail sont un excellent moyen d’augmenter la productivité du télétravail, mais ne soyez pas rigides. Si un projet vous plaît et que vous l’aimez, c’est un indice que vous êtes toujours productif. Il n’est pas nécessaire de vous imposer une course à pied ou une séance de yoga de 30 minutes pour interrompre artificiellement votre flux de travail. Faites ce qui vous semble la bonne chose à faire.

Tant que vous faites votre travail de manière équilibrée, il n’y a pas de problème à dévier de votre horaire. De plus, une cadence qui correspond à votre travail – et non l’inverse – crée de la variété. Cela maintiendra votre énergie.

2. Commencez par avoir un objectif en tête

Cela semble simple, mais c’est magique. Vous en ferez beaucoup plus chaque jour si vous déterminez le matin ce que vous voulez accomplir. Il est encore mieux de diviser votre objectif quotidien en plus petits objectifs pour pouvoir suivre vos progrès.

« Tout ce que vous ne mettez pas dans votre agenda ne sera pas fait », déclare Kevin Kruse, auteur à succès du livre « 15 Secrets Successful People Know About Time Management » cité par le New York Times. M. Kruse a interviewé des centaines de milliardaires et de vedettes du sport et a découvert qu’aucun d’entre eux n’utilisait de liste de choses à faire.

Encore mieux? Planifiez un objectif pour votre mois et votre semaine qui ne soit pas coulé dans le béton. Gardez-vous une certaine liberté pour pouvoir faire face aux aléas de la vie. Il suffit d’indiquer le nombre de jours de travail dans le mois et les choses que vous voulez faire. Faites ensuite le même plan flexible pour la semaine. Vous serez plus productif.

Lorsque vous savez exactement où vous devez vous trouver à chaque moment de la journée ou de la semaine, vous avez moins tendance à vous laisser aller à la procrastination. Pourquoi? La passion.

« Si vous êtes passionné, précise M. Kruse, un feu vous anime. » Alors, au lieu de passer 15 minutes sur Instagram, vous passerez ce temps à essayer de vous battre contre la montre.

3. Investissez dans des casques antibruit

« Je ne peux rien faire avec ces enfants dans les parages! » Ou avec le chien, les voisins ou l’équipe de construction qui martèlent dehors. Tant qu’on n’a pas essayé un casque antibruit, il est difficile de saisir à quel point le bruit nuit à la productivité. Mais c’est un obstacle facile à éliminer.

Les casques antibruit ne sont pas seulement des cache-oreilles avec haut-parleurs. Ils échantillonnent les sons qui vous entourent, puis génèrent un son égal, mais opposé qui efface le bruit extérieur. Ils ne battent pas tous les sons, mais ils les réduisent considérablement et il y a des trucs pour augmenter l’effet.

Le bruit blanc à la rescousse

Lorsque les enfants claquent des portes ou jouent à « Le sol est en lave », la lutte contre le bruit peut nécessiter l’aide de votre téléphone. Si vous utilisez un iPhone, achetez une courte piste sonore de bruit blanc sur Apple Music. Mettez-la en continu dans vos écouteurs et vous serez en mesure de travailler même en cas d’invasion extraterrestre.

Ce même truc fonctionne avec les téléphones Android et Google Play. Vous n’aimez pas le grondement du bruit blanc? Vous pouvez opter pour les bruits d’ambiance d’un café, des prairies d’été, une douce pluie ou des dizaines d’autres options. Vous serez étonné de voir à quel point cette astuce augmente votre productivité.

Conseil de Pro : Établissez des limites. Apprendre aux enfants que « maman travaille » peut faire des merveilles, tout comme une gardienne, un conjoint serviable ou une tablette sur laquelle sont installés la Khan Academy ou d’autres outils éducatifs en ligne.

4. Choisissez les bonnes (rares) applications de productivité

Vous avez déjà perdu du temps à essayer de trouver les bonnes applications de productivité? Nous aussi. Trop d’entre eux sont des gadgets qui font perdre plus de temps qu’ils n’en font gagner. Pourtant, le fait d’avoir quelques bonnes applications peut vous permettre de faire des miracles en termes de productivité.

• Slack : Peut-on admettre que le courrier électronique est une perte de temps? Lorsqu’elle est bien utilisée, l’application Slack peut faire toute la différence. Rassemblez tous vos différents groupes de travail dans des espaces et des canaux de travail pour réduire les heures de tracas liés aux courriers électroniques de votre semaine. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus.
• Microsoft Teams :MS Teams est la meilleure solution de remplacement au travail traditionnel. Participez à des conversations vidéo rapides et collaborez sur des documents comme si vous étiez au bureau. L’application s’installe automatiquement et s’intègre à la suite complète d’applications Office 365.
• Google Drive : Google Calendar, Docs, Sheets, Drive et Tasks constituent un arsenal de productivité. Utilisez ces applications pour collaborer sur des documents, attribuer des tâches dans les commentaires en marge et même travailler sur des fichiers hors ligne.
• Trello :Trello peut aider une petite équipe à effectuer des projets répétitifs. Créez une fiche pour chaque tâche, puis faites-la passer par les étapes de réalisation. L’application permet également de suivre un grand nombre de vos propres projets solo.

Un autre conseil sur les applications et la productivité pour le travail à la maison plutôt qu’au bureau est de savoir quelles applications laisser tomber. Facebook, Twitter, YouTube, Netflix, Disney+ et les actualités sont amusants, mais ils peuvent absorber une quantité choquante de votre journée. Si vous avez passé par-dessus la technique Pomodoro mentionnée ci-dessus, pensez à l’essayer comme un antidote aux médias et aux médias sociaux.

5. Améliorez votre poste de télétravail

« Ouch, mon dos! » L’ergonomie et la commodité du lieu de travail sont les clés de la productivité. Des entreprises ont passé des décennies à adapter leurs bureaux à nos corps et à nos flux de travail. Prendre le temps d’optimiser votre espace de travail peut améliorer votre niveau de productivité.

• Ergonomie : Le bon clavier, la bonne souris et la bonne chaise peuvent vous aider à éviter les problèmes chroniques. Procurez-vous un clavier plat et confortable, une souris ergonomique et une chaise qui s’ajuste de toutes les façons possibles.
• Deux moniteurs : Utilisez une configuration à deux moniteurs pour réduire le nombre de mouvements de souris en gardant ouvertes les fenêtres et les applications que vous utilisez souvent. Vous pouvez aussi opter pour un grand moniteur pour économiser de l’espace sur votre bureau.
• Un portable pour la mobilité : Les enfants qui regardent Disney+ sont-ils tellement bruyants que les fenêtres vibrent? Votre conjoint a-t-il besoin du bureau à domicile pour un appel Zoom? Les meilleurs portables pour travailler de la maison permettent de transformer rapidement la voiture ou le porche arrière en bureau.
• Imprimante Wi-Fi : Vous seriez surpris de voir à quel point une Imprimante Wi-Fi peut être pratique. Vous pouvez imprimer un document à partir d’un téléphone ou d’une tablette ou placer l’imprimante dans un endroit central pour que les gens qui habitent avec vous ne dérangent pas votre travail lorsqu’ils doivent faire des copies de quelque chose rapidement.

Mais surtout, restez sain d’esprit

L’isolement n’est pas amusant. Selon une étude menée en 2017, 64 % des télétravailleurs rapportent avoir un niveau de stress élevé. Le lien entre le stress et la dépression est bien documenté, mais une nouvelle étude de Harvard menée auprès de 100 000 personnes montre que les activités sociales peuvent éliminer la déprime.

Trop de temps passé seul est l’un des plus grands défis du télétravail. Ayez de courtes conversations Slack ou discussions MS Teams pour passer du temps avec d’autres personnes. Vous pouvez même échanger quelques messages vocaux avec des amis avec qui vous ne pouvez pas vous connecter pour éviter de perdre la boule.

Le télétravail est-il plus productif?

La productivité du télétravail bat de 13 % celle du travail dans un environnement de bureau. C’est ce qui ressort d’une étude publiée dans le Quarterly Journal of Economics. Les chercheurs ont suivi 1 000 travailleurs chinois et ont découvert que les employés travaillant à domicile bénéficiaient de presque un jour de travail supplémentaire chaque semaine. Le taux de roulement a chuté de 50 %.

Conclusion

Lorsque vous travaillez de la maison, la productivité peut être un obstacle. Fixez un objectif pour ce que vous voulez accomplir chaque jour, puis utilisez certaines des techniques de gestion du temps ci-dessus pour l’atteindre.

Des casques antibruit, les quelques  bonnes applications de productivité et de bons accessoires de travail à distance peuvent vous aider. Avec une approche ciblée, vous pouvez réaliser l’augmentation de productivité constatée dans les statistiques et les recherches sur le télétravail.

À propos de l’auteur : Tom Gerencer contribue à la rédaction de HP® Tech Takes. Tom est un journaliste membre de l’ASJA, un expert en carrière à Zety.com et un collaborateur régulier pour les magazines Boys’ Life et Scouting. Ses articles figurent dans Costco Connection, FastCompany et bien d’autres magazines.