Intégration virtuelle pour petites et moyennes entreprises

Si vous êtes comme la plupart des entreprises, vous aviez besoin que votre plus récent employé commence à travailler hier. Prendre des raccourcis et offrir une expérience d’intégration précipitée ne vous apportera probablement pas le résultat positif que vous souhaitez, même si vous pouvez faire commencer votre employé plus tôt.

Heureusement, une intégration efficace peut vous aider à faire face à l’urgence, car 62 % des entreprises qui prennent le temps de bien intégrer leurs nouveaux employés peuvent enregistrer un meilleur ratio temps-productivité. Une intégration efficace peut également entraîner une augmentation de 54 % de l’engagement, qui est lié à une meilleure expérience globale en milieu de travail.

Grâce aux derniers développements en matière d’intégration virtuelle, même les employés à distance peuvent bénéficier d’un traitement aux gants blancs. Voici comment offrir un tel traitement.

Qu’est-ce que l’intégration?

L’intégration est le processus qui consiste à intégrer un nouvel employé dans votre organisation. Il comprend toutes les tâches de ressources humaines liées à l’entrée en fonction, notamment :

• Remplir les documents relatifs aux nouveaux employés
• Lire le manuel de l’employé
• Adhérer aux avantages sociaux
• Remplir les documents relatifs aux retenues d’impôt
• Suivre toute formation industrielle ou de sécurité requise
• Rencontrer les autres employés de l’équipe
• Se familiariser avec les outils technologiques et les stations de travail
• Comprendre le fonctionnement de l’entreprise

La pandémie de COVID-19 a contraint de nombreuses entreprises à adopter des modalités de travail à distance, et le processus d’intégration a suivi le mouvement. Même si vous ne prévoyez pas que votre nouvel employé travaille ailleurs qu’au bureau, vous pouvez effectuer de nombreuses tâches d’intégration à distance. Les avantages valent la peine d’être pris en considération par toutes les entreprises, qu’elles aient ou non des travailleurs à distance.

En quoi l’intégration virtuelle diffère-t-elle de l’intégration en personne?

L’intégration virtuelle repose en grande partie sur la technologie pour créer une expérience personnelle pour le nouveau membre de l’équipe. Au lieu d’organiser une réunion en face à face dans un bureau ou de faire visiter à un employé son nouveau service, les discussions et les présentations se font par vidéoconférence.

Documents numériques et formation

Vous pouvez gérer les formalités administratives grâce à la signature numérique et à des applications sécurisées basées sur le nuage pour l’envoi et le stockage. Vous pouvez même effectuer une partie de la formation virtuellement, surtout si l’employé est appelé à travailler à distance.

Contrairement à l’intégration en personne, vous pouvez configurer de nombreuses tâches pour qu’elles soient asynchrones. Remplir les formulaires TD1, par exemple, est une tâche que les employés peuvent effectuer dans le cadre d’une liste de vérification, au moment qui leur convient, sur leur temps (rémunéré) et sans réunions perturbatrices. Vous pouvez également mettre en place des vidéos de formation qu’ils peuvent visionner par l’entremise d’un portail de formation de la même manière.

Niveau de stress réduit

Grâce à une plus grande souplesse dans le déroulement des tâches d’intégration, les nouveaux employés ne seront peut-être pas aussi stressés ou n’auront pas l’impression que tout se passe trop vite. Veillez à ce que, même dans ces tâches autonomes, vous donniez à vos employés un moyen de demander de l’aide ou de poser des questions.

Chaque employé peut en bénéficier

Les employés au bureau qui ne travailleront pas à distance pourront tout de même profiter des documents et des modules de formation en ligne. Cela permet de s’assurer que leur premier ou deuxième jour de travail ne sera pas consacré à remplir des formulaires. Au lieu de cela, ils peuvent immédiatement commencer à apprendre leur nouveau poste et à communiquer avec les autres employés.

Pourquoi choisir l’intégration virtuelle?

Vous pouvez personnaliser l’intégration virtuelle en fonction des besoins uniques de votre entreprise. Elle vous permet de choisir ce qui sera fait à distance et ce qui sera accompli en interne. En plus de la personnalisation, voici quelques autres avantages de l’intégration virtuelle.

1. Réduction des frais de transport et d’hébergement

Cela est particulièrement vrai lorsque les employés déménagent ou travaillent dans une succursale. Au lieu de faire venir un employé par avion pour sa semaine d’intégration au siège de l’entreprise, vous pouvez gérer une partie de cette intégration à distance, puis envoyer l’employé dans son bureau périphérique pour qu’il commence à travailler.

2. Moins de temps passé à organiser des séances pour remplir des documents

Les besoins juridiques ou de formation peuvent avoir lieu en dehors des heures normales de bureau, à la convenance de l’employé. Cela peut accélérer considérablement le délai d’intégration.

3. Adoption précoce des outils et technologies de travail à distance

Si votre nouvel employé a besoin d’outils tels que Slack ou WebEx pour effectuer son travail à domicile, il est logique de les inclure dans le processus d’intégration dès le premier jour. Il est beaucoup moins stressant de s’adapter à la technologie par le biais du processus d’intégration virtuel, avant de commencer à travailler pleinement. Ce processus progressif peut aider les membres de l’équipe à se sentir plus à l’aise avec ces outils lorsque vient le temps de passer aux choses sérieuses.

4. Points de contact plus fréquents, plus tôt dans le processus

Dans le cadre d’un recrutement traditionnel, il n’est pas rare d’envoyer le courriel « vous êtes embauché! » et de ne faire venir le nouvel employé au bureau qu’une ou deux semaines plus tard pour commencer son intégration. Avec un processus à distance, vous pouvez fixer des étapes plus petites et plus rapides afin de maintenir l’intérêt et l’enthousiasme de l’employé pour son nouveau poste. Il y a moins de chances que le nouvel employé fasse le fantôme, phénomène qui se produit lorsqu’un nouvel employé ne se présente pas le premier jour de travail, si vous avez pris contact avec lui dans les jours précédant sa première journée.

Étant donné qu’une nouvelle embauche implique en moyenne la réalisation de 54 activités différentes, dont beaucoup sont d’ordre administratif, il est probable que vous ayez déjà plusieurs tâches dans votre processus standard de nouvelle embauche que vous pouvez simplifier grâce à des outils en ligne. Cet avantage à lui seul est une raison d’envisager l’intégration virtuelle.

Pratiques exemplaires pour l’intégration virtuelle

Pour réussir le processus d’intégration en ligne, vous devez planifier. Vous ferez passer certaines tâches d’embauche en personne au virtuel, en accordant une attention particulière à l’efficacité, à la simplification et à la personnalisation. Considérez ces conseils comme un point de départ.

1. Occupez-vous d’abord de la paperasse

Commencez par vous débarrasser des formalités. Qu’il s’agisse des formulaires de dépôt direct ou des formulaires de retenues d’impôt, terminez les tâches administratives avant toute autre chose. Assurez-vous d’utiliser les méthodes sécurisées prévues à cet effet, car le défaut de ce faire pourrait mettre en danger vos employés et votre entreprise. Utilisez des logiciels ou des outils de signature et de livraison qui permettront aux employés de signer facilement des documents et de les renvoyer sans avoir à acheter ou télécharger de nouvelles applications. L’investissement réalisé dans un service de documentation peut limiter les échanges excessifs et montrer à l’employé que vous prenez sa vie privée au sérieux.

2. Présentez les nouveaux employés et souhaitez-leur la bienvenue

Il ne suffit pas d’inviter les nouveaux employés à une réunion Zoom. Communiquez avec eux personnellement avant leur première réunion d’équipe et informez-les de la manière dont les choses vont se dérouler. Ensuite, lors du premier appel visant à faire leur connaissance, donnez-leur le temps de se présenter et de dire pourquoi ils ont rejoint l’équipe. Encouragez les autres employés à se connecter, que ce soit par le biais du canal Slack de l’entreprise, de Microsoft Teams ou d’un autre moyen.

3. Passez en revue les politiques et les régimes d’avantages sociaux

Le choix d’un régime d’assurance maladie et la lecture du manuel de l’employé peuvent être deux des tâches administratives les plus longues, et elles peuvent se retourner contre vous si elles ne sont pas traitées avec soin. Donnez à vos employés le temps de lire et de reconnaître les politiques établies par votre entreprise. Offrez-leur également la possibilité de poser des questions sur les points qu’ils aimeraient clarifier.

Insistez sur le fait que les règles renforcent la culture d’entreprise, ce qui peut susciter l’adhésion à des éléments qui seront plus importants à mesure que votre entreprise se développera. Vous pouvez programmer une réunion vidéo individuelle pour les nouveaux employés avec votre équipe des RH afin d’ajouter une touche personnelle au processus.

4. Assignez-leur une personne-ressource

Tout comme dans un bureau, les employés doivent savoir à qui s’adresser pour toute question concernant leur chèque de paie, le dépannage technique, etc. Conservez toutes les coordonnées des personnes-ressources dans un endroit auquel elles peuvent accéder à tout moment, et établissez un plan pour savoir qui contacter en cas de besoin.

S’agit-il d’un problème de gestion? D’une question en matière de RH? Donnez des exemples de situations où ils devraient poser des questions et précisez à qui ils doivent s’adresser. Choisissez un « copain » qui pourra répondre à toute autre question, mais restez disponible virtuellement pendant ces premières semaines d’incertitude, le temps que les nouveaux employés s’installent.

5. Passez aux communications internes après la date de début

Ajustez le plan d’intégration pour faciliter leur intégration dans leur poste au bureau sans confusion ni friction. Fournissez à l’employé un calendrier de transition, y compris les nouvelles technologies ou les nouveaux outils dont il aura besoin une fois qu’il sera un employé établi sur le site.

Qu’il s’agisse de se connecter à sa station de travail ou de pointer son entrée, expliquez-lui toutes les tâches à accomplir sur place avant qu’il ne doive les accomplir. S’il a été embauché pour travailler à distance, il n’y aura pas beaucoup de changement par rapport à l’intégration virtuelle, mais vous pouvez quand même le tenir au courant des délais pour toute transition virtuelle.

Lorsque vous avez besoin d’aide pour l’intégration virtuelle

La meilleure façon de vous assurer que vous n’oubliez rien d’important, en particulier lorsque vous créez votre plan d’intégration virtuelle, est peut-être de faire appel à un logiciel de RH pour vous donner une idée de ce qui est nécessaire dans votre profession. Vous pouvez bien entendu utiliser vos propres feuilles de calcul et outils de communication à la place.

Créer une expérience d’intégration agréable est un excellent moyen de renforcer la réputation de votre marque et de préserver une culture d’entreprise saine. L’intégration virtuelle présente des avantages en termes de temps et d’argent qui la rendent idéale, même pour les postes en interne, et l’utilisation d’un tableau de bord numérique permet de s’assurer que personne ne passe à travers les mailles du filet.

À propos de l’autrice : Linsey Knerl est une collaboratrice pour HP® Tech@Work. Linsey est une autrice établie dans le Midwest américain, conférencière publique et membre de l’American Society of Journalists and Authors (ASJA). Sa passion est d’aider les consommateurs et les propriétaires de petites entreprises à faire plus avec leurs ressources, grâce aux plus récentes solutions technologiques.