Les 5 meilleurs conseils pour gérer efficacement les équipes à distance

Alors que le télétravail change le paysage commercial, la gestion des équipes à distance dépend d'un système en ligne clair et facile à utiliser pour le suivi de projet et la collaboration. Les employés distants peuvent être plus productifs que leurs homologues physiques, mais seulement s'ils sont gérés correctement; avec respect, sans microgestion et en utilisant les bons outils.

Il y a plus de télétravailleurs que jamais, et ils ne partiront pas de sitôt. De nombreux employés travaillant à domicile souhaitent une option du télétravail même après le retour à la normalité. En prime pour les employeurs, les ouvriers du télétravail sont plus productifs que leurs homologues traditionnels. Examinons les défis et les solutions pour diriger efficacement des équipes à distance.

Défis de la gestion d'équipes à distance

Les travailleurs à distance peuvent être plus flexibles et productifs que les employés en personne, mais la gestion des employés virtuels comporte quelques obstacles uniques. Familiarisez-vous avec les pièges pour être prêt à maîtriser la gestion d'équipe à distance :

1. Moins de face-à-face: Sans langage corporel et sans « intervenir pour une discussion rapide », les équipes à distance peuvent se dissocier et se sentir difficiles à gérer. De courtes réunions hebdomadaires ou bi-hebdomadaires sont un plus.
2. Isolement social: les employés travaillant à domicile se sentent isolés et stressés par rapport à leurs homologues au bureau. Cela peut réduir leur efficacité et augmenter le risque d’épuisement. Les enregistrements rapides et la flexibilité pour le temps social sont essentiels.
3. Plus de distractions: Lorsque les enfants organisent un concours de saut périlleux arrière juste derrière vous et que le chien est en mode protection totale, il est plus difficile de faire avancer les choses. Des ressources telles que des casques d’écoute antibruit et des ordinateurs portables conçus pour un déménagement rapide dans une chambre à l'étage peuvent vous aider.
4. Communication réduite: travailler d’arrache-pied ne fonctionne que si longtemps avant que les employés ne s'éloignent de la bonne voie. Faites bon usage des outils de communication modernes tels que Slack, Microsoft Teams, WhatsApp et les appels vidéo pour combler le vide.
5. Difficile de suivre les progrès: « Désolé, je n'avais pas réalisé que c'était dû. » Il est plus difficile de savoir quand un télétravailleur est à jour ou à la traîne. Créez et utilisez un système de suivi des travaux en cours dans un lecteur partagé pour une référence facile.

Renforcez vos défenses tout en gérant les employés à distance avec notre guide sur la sécurité du télétravail.

Meilleures façons de gérer efficacement les équipes à distance

Examinons maintenant les 5 meilleurs conseils pour gérer les équipes à distance pour une productivité et une satisfaction au travail maximales.

1. Préparez vos équipes à distance pour réussir

Il est beaucoup plus difficile de définir clairement les attentes avec le télétravail, mais c'est vital et cela nécessite une attention particulière.

Joel Litman, PDG de la société mondiale de services d'investissement Valens Research, fournit un document de livrables standardisé pour chaque employé au début de chaque tâche. Il comprend 5 questions clés telles que « Que dois-je livrer ? Sous quel format ? A quelle date ? Avec qui dois-je collaborer ? Combien de temps dois-je passer ? »

« Ce 'Tâcher Guidé pour Résultats' aide nos équipes à tirer le meilleur parti de nos projets », déclare Litman. « Sans ces cinq paramètres, nos collaborateurs ont découvert un large éventail de malentendus qui ont fait que les projets ont rapidement dégénéré. Avec nos employés répartis sur trois continents, nous avons trouvé que ce processus était inestimable pour garantir l'efficacité alors que des restrictions de télétravail étaient mises en place dans le monde entier. »

Soyez flexible

Intégrez la flexibilité au processus. L'enseignement à domicile, les livraisons et autres interruptions nécessitent des délais et des objectifs plus clairs, afin que les équipes distantes puissent définir leurs propres horaires flexibles. Ceci est encore plus important lorsque les employés se trouvent dans des fuseaux horaires différents.

Une fois que votre équipe sait exactement ce qu'elle doit livrer et quand, à quoi cela doit ressembler et quand elle doit y travailler, elle se sentira plus en confiance et aura plus de chances de réussir.

2. Créez un suivi facile des progrès

Il est essentiel de rendre le progrès clair pour les employés et la direction. Si vous et votre équipe ne savent pas où se situe chaque travail en cours, vous risquez de vous perdre. Pour clarifier les choses, créez un système de suivi du travail facile à suivre.

Cela peut être aussi simple qu'une feuille Google partagée de projets avec des dates, des liens et les coordonnées de toutes les parties prenantes. Une colonne pour « état », avec une liste déroulante d'étapes validées par les données comme commencé, avec Tim, avec Erin, etc.

Si votre processus dépasse Google Sheets, Trello et Jira sont des outils de suivi de projet robustes qui peuvent garder votre équipe éloignée sur la cible. Et ces outils permettent de commencer plus facilement avec une vue d'ensemble et de la transformer en un flux toujours plus granulaire de projets en cours et de tâches quotidiennes.

Allez-y doucement avec votre équipe

Faites en sorte qu'il soit facile pour toute l'équipe de voir toutes les parties de tous les projets dans lesquels ils sont impliqués, où chacun est dans le processus, qui est responsable des livrables et des ressources, et comment contacter ces personnes rapidement.

Bart Turczynski, directeur de l'exploitation de la société de recherche d'emploi Zety.com, affirme que les outils de gestion d'équipe à distance comme ceux-ci font partie de l'essence même de sa stratégie. « Je mettrais les outils de gestion de projet dans le même groupe que des machines simples comme un marteau, une roue ou une poignée de porte », explique Bart. « Ils sont indispensables. Essayez d'enfoncer un clou dans le mur sans marteau et vous finirez toujours par utiliser un simple remplacement mécanique. »

Si Bart n'utilisait pas un outil de gestion de projet prêt à l'emploi et affiné comme Jira, il dit qu'il devrait réinventer la roue et créer quelque chose de similaire à partir de zéro. « Je pense que j'ai besoin de planifier, donc j'ai besoin d'un planificateur. J'ai besoin de suivre, donc j'ai besoin d'un tracker. J'ai besoin de suivre les progrès, j'ai donc besoin d'un outil de suivi. Avoir accès à des outils de gestion de projet dans un monde au rythme rapide et à distance est d'abord une nécessité opérationnelle. »

3. Allez-y doucement sur les réunions

À l'époque des salles de conférence et des machines à café de bureau, nous avions besoin de réunions pour nous montrer comment le travail progresse, qui avait fait quoi et qui allait prendre les prochaines étapes. Nous nous sommes appuyés sur les commentaires et le temps de remue-méninges en groupe.

Aujourd'hui, les progrès rapides des technologies de communication et de collaboration signifient que nous n'avons pas à passer une heure ou plus chaque jour dans une session de groupe pour expliquer où nous en sommes dans le processus. Confiez cette fonction au système de gestion de projet à lecteur partagé décrit ci-dessus.

Une fois que ce système est en place, faites-lui confiance et faites confiance à votre équipe distante pour rester à jour et productive. Fait correctement, il est facile de voir les barrages routiers et qui peuvent avoir besoin d'une aide supplémentaire.

Comptez sur les enregistrements

Nous ne pouvons jamais nous éloigner des enregistrements quotidiens, mais gardez-les courts et faites confiance au système de gestion de projet pour communiquer l’état. Encouragez les membres de l'équipe à utiliser des webcams pendant ces réunions pour maintenir l'engagement des employés à un niveau élevé et minimiser le manque de face-à-face.

Établissez également des règles de communication. À quelle vitesse les membres de l'équipe doivent-ils répondre à une demande ? Quelles choses peuvent attendre une heure ou un jour, et comment saurons-nous quand quelque chose a besoin d'une attention immédiate ? Quelle technologie devrions-nous utiliser pour les réunions ? Pour des demandes rapides ? La mise en place de règles d'engagement communiquées clairement peut tuer une forêt de problèmes futurs dans l'œuf.

4. Assurez-vous du bon équipement

Pour gérer efficacement une équipe à distance, vous avez besoin d'un bon équipement. La micromobilité est cruciale pour le télétravail, de sorte que vos employés peuvent facilement passer du canapé à la chambre au porche en un rien de temps. Ils ont également besoin de webcams et de micros de qualité supérieure pour faciliter la communication et la collaboration.

Jetez un œil à la façon dont ces appareils HP répondent à ces besoins et peuvent améliorer considérablement l'efficacité de votre équipe à distance.

1. Ordinateur portable HP Elite Dragonfly: avec un écran tactile Full High Definition (FHD), il s'agit du convertible professionnel compact le plus léger au monde. Aussi, son processeur Intel® Core 11e génération peut aider votre équipe à distance rester productive par tranches.
2. Ordinateur tout-en-un HP EliteOne 800 G6: Laissez vos employés travaillant à domicile créer un poste de travail moderne autour de cet ordinateur de bureau sans tour doté d'une sécurité de classe mondiale et d'un processeur Intel Core hautes performances de 10e génération.
3. Ordinateur portable convertible HP Spectre x360: C'est une tablette pour dessiner, un écran de tente pour les réunions et un ordinateur portable pour un travail sérieux. Jusqu'à 16,5 heures d'autonomie et un écran tactile FHD avec le stylo inclus font l'outil de choix du travailleur mobile.
4. Ordinateur portable convertible HP ENVY x360 13: Avec sa désormais légendaire charnière à 360 degrés, son écran tactile et stylet inclus, cette machine de travail économique permet à votre équipe d'économiser de l'argent grâce à un processeur AMD® Ryzen 5 à la pointe de l'industrie.
5. Mini PC de bureau HP ProDesk 400 G6: Pour une puissance sérieuse dans un petit boîtier, vous ne pouvez pas battre le HP ProDesk 400 pour son mélange de portabilité et de performances.

5. Soyez un ressource, pas un cadre

Le nouveau mot d'ordre pour les équipes à distance est le même que l'ancien mot d'ordre pour les équipes en personne : l'autonomisation. Une fois que votre équipe connaît les objectifs et les détails de ce qu'elle doit faire, soyez là pour les aider. Ils rencontreront certainement des problèmes informatiques, des problèmes d'accès aux informations, aux fichiers et aux outils, ainsi que des questions sur les livrables. Soyez là pour les soutenir à chaque fois.

L'élément vital de la productivité de votre équipe dépend d'une chose : votre compréhension en tant que chef de file que les équipes distantes ne fonctionnent pas en termes de jours. Ils travaillent par blocs de temps courts répartis sur leurs journées et leurs nuits, autour des exigences de la vie quotidienne.

Dirigé par derrière

La servant leadership (chefferie voué au service) est l'art de soutenir les besoins de votre équipe, et non de dicter leurs actions. Prenez le temps de parler avec les membres de l'équipe de leurs défis et de leurs horaires de travail, méthodes et outils préférés. Ensuite, faites appel à des ressources d'ailleurs dans votre organisation pour fluidifier le flux et leur faciliter la vie au travail.

« Notre recherche montre un grand avantage de la révolution du télétravail », explique Litman. « Il est vraiment difficile pour les patrons qui surveillent de micro-gérer leur main-d'œuvre. C'est le moment pour les gens de montrer leur capacité à prendre plus de responsabilités dans leurs projets. Nous avons vu dans notre propre entreprise que c'est aussi une excellente opportunité pour les cadres d'adopter de nouvelles façons de responsabiliser leurs équipes. »

Résumé

Apprendre à gérer votre équipe à distance est un nouveau défi avec de nouveaux obstacles et cerceaux. Pour garder cinq longueurs d'avance sur la concurrence, préparez votre équipe à réussir avec des attentes claires, des flux de travail traçables, moins de réunions, le bon équipement et une assistance sous-jacente. Avec une approche rationalisée, les équipes travaillant à distance peuvent augmenter considérablement la productivité.