Encore en déplacement?

Emballez ces outils technologiques essentiels

En tant que professionnels sur la route, bon nombre d’entre nous considèrent que nous avons simplement besoin d’un ordinateur portable léger et d’une connexion Wi-Fi adéquate. Mais combien de fois nous retrouvons-nous en train de nous battre avec des câbles emmêlés, des batteries mortes ou devant l’impossibilité d’imprimer des documents importants à un moment critique? Probablement plus souvent que ce que nous voulons admettre.

Les travailleurs nord-américains effectuent plus de 405 millions de voyages d’affaires par an, ce qui équivaut à environ 1,1 million de personnes voyageant pour le travail chaque jour. Avoir les bons accessoires à portée de main peut faire la différence entre une sortie réussie ou désastreuse.

Voici cinq outils technologiques que chaque petite entreprise doit considérer pour assurer la bonne préparation et la productivité de ses employés en déplacement :

Chargeurs de portables mobiles

L’une des règles fondamentales pour survivre à un long voyage d’affaires consiste à emballer au minimum. Mais cela peut s’avérer difficile lorsque vous devez transporter de nombreux chargeurs et fils électriques encombrants simplement pour que vos appareils restent entièrement alimentés. Les derniers adaptateurs secteur de voyage USB-C permettent de charger simultanément un ordinateur portable et jusqu’à deux autres périphériques, comme des tablettes et des téléphones intelligents. Assurez-vous simplement que vos accessoires sont compatibles avec vos appareils; la puissance doit prendre en charge vos ordinateurs portables spécifiques.

Votre téléphone intelligent comme clé de sécurité

Même si vous ne laissez pas votre ordinateur portable sans surveillance, surtout dans cette ère de cybermenaces, vous pourriez encore vous retrouver à devoir vous éloigner un instant. Une option de protection contre ces menaces consiste à utiliser une clé matérielle de sécurité que vous insérez dans votre PC pour empêcher les cybercriminels de voler vos biens numériques. Google offre une autre option innovante qui comprend un système d’authentification à deux facteurs « sans clé » pour les téléphones Android. Comment cela fonctionne-t-il? Il vous suffit d’ouvrir une session sur votre ordinateur portable. Vous recevrez alors le message « Voulez-vous vous connecter? » sur votre appareil Android et de confirmer « oui » pour continuer. Oui, c’est aussi simple que cela.

Logiciel de collaboration dans le nuage

Le partage et l’échange de documents et d’images avec votre équipe par l’intermédiaire des services infonuagiques peuvent vous aider à collaborer de manière transparente sur des projets à tout moment et partout. Ces services abordables vous permettent de travailler ensemble sur des documents « en direct » grâce à des interfaces conviviales et intuitives qui encouragent la conversation entre les équipes – qu’elles se trouvent dans le même bureau ou dans plusieurs fuseaux horaires.

Les logiciels ou services que vous adoptez dépendent de vos besoins spécifiques. Il existe des dizaines d’options, comme Slack, Microsoft Teams et SharePoint, qui peuvent être utiles en fonction du mode de fonctionnement de votre personnel et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Par exemple, alors que l’imagerie et l’indexation de documents, l’intégration mobile et l’authentification unique ont rendu Slack très populaire, la dernière mise à jour de Teams permet aux utilisateurs de s’intégrer à un large éventail d’applications tierces et inclut une barre de recherche améliorée qui facilite la recherche de texte et de documents sur la plateforme.

Un réseau privé virtuel (RPV)

Il est intelligent de configurer un service de réseau privé virtuel (RPV) pour permettre aux membres de votre équipe d’accéder à distance et en toute sécurité aux documents critiques sur le serveur de votre entreprise. De nombreux services sont disponibles, comme Cisco VPN, ExpressVPN, NordVPN, IPVanish et PureVPN. Tous ces services créent un chemin hautement sécurisé vers tous les éléments de la base de données de votre entreprise, et chiffrent les données afin qu’elles restent protégées, quel que soit l’endroit où elles sont consultées.

Comme le marché des services RPV a connu une forte croissance ces dernières années, la concurrence est rude. De nombreux services sont basés sur un abonnement mensuel, à partir de 7 $ par mois, ou vous pouvez payer environ 50 $ pour un contrat annuel. La plupart de ces RPV fonctionnent en toute transparence avec divers périphériques et systèmes. Les principaux éléments à prendre en compte lors de la sélection du service le mieux adapté à votre entreprise sont les performances, le type de chiffrement que vous utilisez, la transparence, la prise en charge et la facilité d’utilisation.

N’oubliez pas que tous les services RPV ne nécessitent pas de paiement. De nombreux RPV de haute qualité sont disponibles gratuitement. Mais il est important de comprendre que les services gratuits sont limités, par exemple en autorisant seulement quelques connexions simultanées sur un seul compte. En outre, les RPV payants incluent généralement une politique de confidentialité, qui est importante pour vous indiquer ce que leur service fournit, les informations collectées par le fournisseur et la manière dont il protège ces informations.

Imprimantes/numériseurs mobiles

Alors que la plupart des hôtels proposent des imprimantes pour les clients, une imprimante ou un numériseur portables est idéal pour les employés qui peuvent avoir besoin de modifier un document pour le partager avec des clients potentiels lors de leurs déplacements d’une réunion à l’autre toute la journée. Comme de nombreuses imprimantes et de nombreux numériseurs mobiles sont autonomes, ils conviennent également aux équipes de vente itinérantes qui ont besoin d’imprimer des documents, comme des contrats ou des reçus. La plupart des imprimantes et numériseurs portables actuels sont flexibles et légers, avec une connectivité sans fil qui vous permet d’imprimer depuis pratiquement n’importe quel périphérique connecté. Leur poids varie de seulement 2 à 6 livres, et selon les fonctionnalités que vous souhaitez, leur coût est compris entre 75 $ et 499 $.

Augmentez votre productivité avec les bons outils mobiles

Ce n’est pas un secret que les voyages d’affaires peuvent être fatigants et stressants. En offrant aux employés les dernières solutions technologiques qui offrent sécurité, assistance, commodité et fiabilité, où qu’ils se trouvent dans le monde, les employeurs d’aujourd’hui constateront des voyageurs d’affaires plus productifs et plus satisfaits.