新聞室: 2009年06月01日

調查結果顯示:資訊議題仍是商務首要考量,然多數企業卻只在努力滿足e-Discovery (電子資料搜尋) 的需求

HP今日宣佈一項最新調查結果,受訪企業表示資訊議題是他們在2009年商務的首要考量,然而卻只有不到一半的業務決策人士對於組織內資訊的品質與取得能力深具信心。(1)


此外,這項研究調查發現,約四成企業受限於缺乏內部專業與清楚的資訊策略。企業了解在對的時間點獲得正確的資訊對於業務成功至為重要,卻經常難以證明對於資訊相關計劃的投資是否值得。(1)


研究調查顯示,降低成本與遵循法規規範被認為是企業的最重要目標(1)。然而大部份企業都沒有適當設備,無法以即時並節省成本的方式管理 e-Discovery (電子資料搜尋) 的資訊需求。問題主要出在缺乏處理需求時所必要的主動策略、解決方案和資金。(2)


當問到願意在未來兩年內投資哪些「資訊核心」計畫時,受訪企業指出最重要的是工作文件流程轉換、紀錄管理與電子化搜尋及遵循法規等。


執行e-Discovery(電子資料搜尋) 解決方案的障礙


e-Discovery 的需求正在不斷增加,企業必需遵循法規以避免產生代價高昂的罰金。典型的電子資料搜尋需求包括根據需求日期與主題,提供特定的商業資訊。


然而企業仍在努力達成這些基本需求,主因是它們不了解回應 e-Discovery詢問的要求。此外,他們缺乏資金找出所需資訊的科技解決方案。超過一半受訪的中小企業指出,沒有建立有效的 e-Discovery策略之主因是因為對其需求缺乏了解所致。(2)


一般而言,企業都知道沒有執行歸檔策略的風險,但是許多企業都缺乏執行的知識、資金和架構。超過四成企業表示,他們對於 e-Discovery 的主要擔憂是未能及時獲得包括法律與財務方面的風險分析文件供其參考。百分之五十五的企業指出,缺乏強力的業務案例證明其投資效益,是推展資訊計畫受阻的主因之一。(1)


HP軟體事業處亞太暨日本區資訊管理解決方案總監Andrew Belger表示:「客戶能夠經由擁有主動的 e-Discovery 策略,避免昂貴的訴訟費用並降低業務風險。這些策略應包括清楚定義的紀錄管理程序、完整建立的資訊保留系統、以及企業內部適當人力的支持。這些都必需在電子資料搜尋的需求出現之前就位。」


企業認為最有價值的是電子資訊儲存。在受訪企業之中,近八成皆認同以e-Discovery  解決方案處理至少三種電子資訊儲存的必要性:電子郵件(89%)、辦公室文件(78%)與資料庫內資料(72%)。(2)


目前企業內部高達八成的內容並未「架構化」,亦即資料並未置入資料庫。這些未架構化的資訊經常是受到《聯邦民事訴訟規則》的電子資料搜尋需求規範。


少數企業表示,它們將會尋求經由 e-Discover 處理多媒體資訊來源。如此想法所帶來的問題是企業將如何處理複雜的電子資料搜尋要求,包括其它未架構化的內容形式,例如簡訊、影片、聲音與社會媒體內容等。


e-Discovery (電子資料搜尋) 的最佳實務


將近一半的受訪企業表示並不熟悉EDRM電子資料搜尋流程模型 (Electronic Discovery Reference Model),EDRM卻是電子資料搜尋的最佳實務典範。(2)


EDRM電子資料搜尋流程模型的各階段包括:資訊管理、辨識、保存與收集、處理、檢視與分析、製作、提出。


在EDRM的各階段中,受訪企業最想要運用科技改良的是資訊管理。百分之五十一的受訪企業指出這是主要優先,其次有百分之四十七指出辨識是首要考量。(2)


HP提供企業最佳的解決方案


HP提供一系列的硬體、軟體與服務,處理資訊管理、改進品質、回應電子資料搜尋、遵循法規與其它政府規範要求等工作。

  • HP Information Management (HP資訊管理):提供顧問、解決方案設計與服務執行,讓企業在正確時間和正確地點擷取、管理與提供資訊;這些服務可幫助降低成本與業務風險。
  • HP Information Governance and Information Quality Management (HP資訊管制和資訊品質管理):這項服務主要能保護、管理並改善資料品質,同時降低資料管理成本。
  • HP Integrated Archive Platform (HP整合式歸檔平台):在單一平台上整合與中央化電子郵件、檔案與文件,目的是建立可擴充的內容檔案。這項解決方案實現快速的法律搜尋回應,並且提供長期資訊保留,幫助管理風險與管制電子資料搜尋程序。
  • HP TRIM software (HP TRIM軟體):這是一項文件與紀錄管理系統,可降低不符法規要求的風險,同時提高安全性、資料完整性與生產力。

如需更多關於《HP資料管理解決方案》或全新的HP資訊管理最佳應用提案、以及完整的調查結果,請查閱網站 www.hp.com/go/imhub


研究方法


以上調查結果來自兩項問卷調查:

  • RONIN公司在2009年2月調查關於企業對於資訊影響業務的重要程度。以電話訪問散佈於美國、英國、澳洲和新加坡等地公司規模超過一萬名員工的142位高階業務與科技主管。受訪單位含括製造業、金融、批發、零售、建設與政府部門。
  • HP以網路問卷形式進行關於建立 e-Discovery 策略的障礙、重要程度與需求的調查。回應者主要是美國的高階主管。

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(1) ”HP Information Projects Research”, RONIN Corporation, February 2009。
(2) ”e-Discovery Barriers, Priorities and Requirements Survey”, HP, December 2008。

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