W jaki sposób usługi Managed Print Services wspomagają cyfrową transformację?

To żadna nowość, że cyfrowa transformacja jest gorącym tematem, który dociera do firm o każdej wielkości i w każdej branży. Jednak, jak w przypadku wielu popularnych haseł biznesowych, nie zawsze jest jasne, co oznacza termin cyfrowa transformacja.

Najlepiej wyobrazić to sobie jako proces, w którym działalność i modele biznesowe są zdefiniowane na nowo, aby maksymalnie wykorzystać technologię cyfrową, stawiając ją u podstaw działania.

Może to oznaczać użycie oprogramowania i usług biznesowych do wykrywania szans i przewidywania trendów lub używania aplikacji, sieci i mediów społecznościowych do bezpośredniego kontaktu z klientami. Może to oznaczać także wykorzystanie technologii cyfrowych do przekształcania współpracy zespołów lub tworzenia nowych usług, które zakłócą porządek starych rynków. W rzeczywistości może to oznaczać wszystko powyższe.

Jednakże cyfrowa transformacja może również oznaczać zmianę przepływów pracy, przekształcając stare procesy oparte na dokumentach papierowych w formę cyfrową, automatyzując je w celu zwiększenia wydajności i umożliwiając firmom skuteczniej wykorzystywać informacje. Często polega to na zastąpieniu formularzy papierowych wersjami cyfrowymi, które kierują dane bezpośrednio do końcowej bazy danych, lub skanują i zapisują dokumenty papierowe wewnątrz systemów zarządzania dokumentami, co ułatwia ich wyszukiwanie, udostępnianie i kontrolę.

Jest to szansa na pozbycie się procesów opóźniających szukanie informacji o klientach lub uzyskiwanie dobrych, użytecznych danych na rzecz procesów cyfrowych, które ułatwiają, a nie utrudniają pracę. Według niedawno przeprowadzonej ankiety IDC, sponsorowanej przez HP Inc., 65% pracowników twierdzi, że przyjmowanie cyfrowych przepływów pracy, automatyzowanie i optymalizacja współpracy, routingu i zatwierdzeń pozwala zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i ograniczyć błędy. 59% ankietowanych pracujących w dziedzinie prawa, bezpieczeństwa lub zgodności stwierdziło, że czas potrzebny na zapewnienie zgodności i zmniejszenia ryzyka został zredukowany.

Dlaczego więc osoby, które pracują w wysoce uregulowanych gałęziach przemysłu, takich jak usługi finansowe, czasami odnoszą wrażenie, że cyfrowa transformacja ich omija?

Opieranie się na tradycyjnych systemach papierowych sprawia, że takie radykalne przemiany może i wydają się bardzo satysfakcjonujące, ale są też niezwykle trudne. Istnieją szczegółowe przepisy dotyczące dokumentów, określające które z nich i jak długo muszą być przechowywane, co sprawia, że kluczowe informacje są często odseparowane i trudno jest na ich podstawie uzyskać jakikolwiek szerszy obraz klienta i jego potrzeb. Firmy świadczące usługi finansowe mogą rozwijać się dzięki danym, jednak przepływ pracy oparty na papierowych dokumentach spowalnia je. Nie chodzi o to, że firmy nie są gotowe na funkcjonowanie bez wersji wydrukowanych. Nawet jeśli przepisy pozwalają na w pełni cyfrowe procesy i przepływy pracy, firmy świadczące usługi finansowe mogą mieć klientów, którzy zwyczajnie preferują pracę w starym stylu. Podsumowując, nic dziwnego, że niedawna ankieta QuoCirca wykazała, że chociaż 30% firm ogółem uważa drukowanie za kluczowe dla ich procesów biznesowych, to w przypadku usług finansowych wynosi ona aż 73%. To sprawia, że cyfrowa transformacja jest nieco trudniejsza.

Trudniejsza, ale nie niemożliwa – jeśli firma zdecyduje się na usługi Managed Print Services (MPS). Dostawcy usług MPS, np. HP, rozumieją, że wciąż istnieje potrzeba posiadania dokumentów w wersji wydrukowanej w branży usług finansowych i że firmy działające w branżach podlegających ścisłemu nadzorowi regulacyjnemu potrzebują procesów i przepływów pracy, które uwzględniają jednocześnie cyfrowe i papierowe rozwiązania.

Mogą oni zaoferować pomoc swoich ekspertów w przyjrzeniu się procesom i przepływom pracy. Eksperci, dysponujący pełną wiedzą na powiązane tematy prawne i regulacyjne, mogą doradzić, co i w jaki sposób można przenieść do świata cyfrowego oraz jak wesprzeć te elementy, które należy zachować w systemie opartym na papierze. Dostawcy MPS mogą pomóc w integracji dokumentów wydrukowanych i cyfrowych w systemach, które spełnią wszystkie wymagania, by elektroniczne kopie były unikatowe, możliwe do zidentyfikowania i zabezpieczone, z odpowiednim rejestrem sposobu kopiowania, przechowywania i reprodukowania informacji.

Dostawcy usług MPS posiadają również odpowiednią wiedzę techniczną i z dziedziny zarządzania dokumentami. Dzięki temu mogą pomóc wprowadzić specjalistyczne rozwiązania, obejmujące urządzenia wielofunkcyjne, które skanują i wysyłają dokumenty do archiwów lub konkretnych aplikacji, przy pomocy których dokumenty zaczną nadawać się do przetwarzania, staną się łatwiejsze do wyszukania, udostępniania i kontrolowania. Integracja z systemami zarządzania dokumentami, inteligentną analizą danych i systemami CRM pozwala upoważnionym pracownikom uzyskiwać natychmiastowy dostęp do informacji o klientach, gdy tylko tego potrzebują, w sposób zapewniający wysokie bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Cyfrowe przepływy wydawania zatwierdzeń oznaczają, że nie musisz już drukować pliku, by uzyskać wszystkie wymagane zgody.

Takie podejście może przynosić ogromne dodatkowe korzyści w usługach finansowych, sprawiając, że najważniejsze informacje są łatwiej dostępne i bezpieczniejsze. Gdy łatwiej jest znaleźć i wyświetlić wszystkie informacje o kliencie, łatwiej jest kontrolować stopień zgodności i wykrywać potencjalne oszustwa. Cyfrowe przepływy pracy przeciwdziałają niepotrzebnemu duplikowaniu dokumentów, co oznacza, że klienci nie są proszeni o dostarczanie informacji, które już przesłali, a dostawcy nie przechowują dokumentacji ani dokumentów przez dłuższy czas niż potrzeba. Taka zmiana zmniejsza również ilość odpadów papierowych oraz koszty i przestrzeń związane z przechowywaniem dokumentów. Sprawia ona także, że redukuje się częstotliwość ponownego wypełniania formularzy ze względu na nieczytelne pismo klienta lub pominięte rubryki.

Wdrożenie usług Managed Print Services może również przynieść wiele innych praktycznych korzyści. Bezpieczne drukowanie bezprzewodowe ze smartfonów i tabletów ułatwia integrację urządzeń przenośnych w przepływach pracy, dzięki czemu zespoły mogą korzystać z dowolnych narzędzi, które mają pod ręką. Funkcje drukowania na żądanie zapewniają, że dokumenty są drukowane tylko po uwierzytelnieniu w drukarce. Dzięki temu, nie dochodzi do sytuacji, kiedy to poufne dokumenty leżą zbyt długo w odbiorniku i dowolna osoba, która akurat przechodzi obok, może mieć do nich dostęp. Usługi MPS sprawiają także, że drukowanie jest wygodniejsze. Przykładowo, funkcja follow-me printing umożliwia użytkownikom wysłanie zadania druku z komputera stacjonarnego lub laptopa, a następnie odebranie wydrukowanych dokumentów – po autoryzacji – z dowolnej innej drukarki w sieci. Dokumenty potrzebne do spotkania z klientem można pobrać z drukarki znajdującej się najbliżej sali konferencyjnej.

Dzięki połączeniu oszczędności kosztów, bezpieczeństwa, praktycznych korzyści i nowych cyfrowych przepływów pracy, usługi MPS mogą być silnym katalizatorem cyfrowej transformacji usług finansowych, pomagając firmom w dążeniu do nowej ery i zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami.