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Un escáner es un dispositivo indispensable en toda oficina que busca incorporarse al mundo digital. Si bien muchos de nosotros ya conocemos la utilidad de escanear documentos por medio de una impresora multiusos, tal vez no estamos al tanto de los beneficios de tener un escáner independiente de alta calidad, como los escáneres de la línea HP ScanJet Pro. En este artículo mencionaremos algunos de los beneficios de un escáner para una oficina y te ayudaremos a elegir el modelo de escáner HP ScanJet Pro ideal para tu empresa.
El trabajo remoto y la colaboración a distancia se han vuelto más y más comunes en los últimos años. Para trabajar desde lejos más eficiente y cómodamente, no hay nada mejor que un escáner de alta calidad. Estas son algunas de las razones principales para invertir en un buen escáner para tu oficina:
Evidentemente, un escáner te ayudará a digitalizar tus documentos. Sin embargo, un buen escáner te permitirá garantizar una calidad y velocidad de escaneo inigualable. Así, podrás acostumbrarte a escanear cualquier documento importante con precisión y facilidad, y así evitar acumular cientos o miles de documentos físicos en tu oficina.
Al poder digitalizar tus documentos más importantes, podrás estar más tranquilo de que tus documentos no serán extraviados, en especial si los respaldas en la nube. Así mismo, digitalizar tus documentos te permitirá aprovechar la tecnología de almacenamiento en la nube para guardar fácil y económicamente todos tus documentos. ¡Olvídate de bodegas llenas de archivadores y carpetas con documentos antiguos!
Si bien las máquinas de fax fueron indispensables en su momento, su uso hoy en día es cada vez más y más inusual. Y, seamos honestos, si bien hay una buena cantidad de oficinas que aún pueden recibir y enviar documentos por fax, siempre es más fácil recibir o enviar un documento escaneado por correo electrónico.
Un escáner hace este proceso aún más fácil al permitirte escanear documentos rápidamente, en especial si tu escáner cuenta con función de escaneo directo a correo electrónico. De ser así, podrás configurar tu escáner desde tu celular para enviar los documentos escaneados directamente al correo electrónico del destinatario.
El reconocimiento óptico de caracteres, comúnmente conocido como OCR por sus siglas en inglés, es una tecnología que se encarga de reconocer caracteres en una imagen o documento y convertirlos en forma de datos. Esto te permitirá escanear un documento para después modificarlo con un programa de edición de texto, como Microsoft Word. Esto le podría ahorrar una cantidad considerable de tiempo a muchos tipos de negocios, en especial si requieren de almacenamiento de datos de documentos.
Por ejemplo, un consultorio médico podría utilizar OCR para escanear más rápidamente los formularios de los pacientes y guardar su información en el sistema. Un despacho de abogados podría utilizar OCR para escanear y guardar documentos de sus casos, y una oficina de ventas podría hacer lo mismo con sus facturas y cotizaciones. En fin, su potencial para optimizar procesos es enorme, y prácticamente cualquier oficina se podría beneficiar de la tecnología OCR.
Ahora sí, revisemos los dos escáneres de la línea HP ScanJet Pro para ayudarte a encontrar el mejor dispositivo para tu oficina.
Este es el escáner introductorio de la línea HP ScanJet Pro. Sin embargo, no te dejes engañar por su precio accesible y limpia apariencia; este es uno de los escáneres más potentes del mercado. Las siguientes son algunas de sus cualidades destacadas:
Si lo que tu empresa necesita es un escáner sencillo que se dedique a escanear rápida y eficientemente, entonces el escáner HP ScanJet Pro 2600 f1 es el indicado. Gracias a su capacidad para escaneado a doble cara de una sola pasada, este escáner cuenta con una capacidad de escaneo de 50 imágenes por minuto, o 25 páginas por ambos lados. Además, con un alimentador automático con capacidad de 60 páginas, podrás realizar cientos de escaneos en cuestión de minutos.
Cualquier oficina que regularmente trata con documentos legales, médicos o de alta importancia necesita de la gran calidad de escaneo que solo un escáner de gama alta puede garantizar. El escáner HP ScanJet Pro 2600 f1 cuenta con una resolución de escaneo de 600 x 600 dpi a color y monocromático al usar su alimentador automático de papel. Para aquellos documentos extra importantes, este escáner puede garantizar una calidad de 1200 x 1200 dpi para escaneos realizados manualmente con el escáner plano.
Si aún no sabes cómo usar un escáner, no te preocupes. A pesar de su poder y calidad, este escáner es tan fácil de utilizar como cualquier impresora sencilla. Basta con conectar el dispositivo a cualquier computadora con un cable USB tipo A para realizar escaneos y guardarlos directamente en la computadora. Además, este escáner incluye un año de garantía de hardware y soporte telefónico y web incluido. Así, podrás comunicarte con los expertos con cualquier duda que tengas.
Resolución de escaneo: Hasta 600 dpi (color y monocromática, ADF); Hasta 1200 dpi (color y monocromática, cama plana)
Ajustes de resolución de salida: 75; 150; 200; 240; 300; 400; 500; 600; 1200 ppi
Velocidad de escaneo del alimentador automático: 25 páginas por minuto (50 imágenes por minuto)
Ciclo de trabajo diario recomendado: 1500 páginas
Tamaño máximo de escaneo: 216 x 3100 mm
Memoria: 256 MB
Conectividad: USB 2.0
Dimensiones: 491,5 x 422,28 x 387,42 mm
Certificación ENERGY STAR®: Sí
Si buscas el escáner más avanzado del mercado, entonces no busques más allá del HP ScanJet Pro N4000 snw1. Este escáner cuenta con la tecnología más avanzada de escaneo para optimizar todos los procesos de tu oficina, incluyendo tecnología OCR integrada. Estas son algunas de las ventajas más grandes de este escáner:
Disfruta de una velocidad de escaneo incomparable con el escáner HP ScanJet Pro N4000. Con una capacidad de 40 páginas por minuto (80 imágenes escaneando por ambos lados), podrás estar seguro de que tus tareas estarán completas a tiempo, sin importar tu carga de trabajo. Además, gracias a su bandeja de alimentación automática, podrás enfocarte en otras tareas mientras tu dispositivo se encarga de escanear a la velocidad de la luz.
Este escáner cuenta con la tecnología Wi-Fi Direct, que te permitirá guardar tus documentos en tu celular o computadora sin necesidad de ningún cable. A diferencia de escáneres de conexión USB, esto te permitirá realizar trabajos incluso si no hay ninguna computadora presente. Así, podrás realizar escaneos en cuestión de segundos sin tener que encender tu computadora.
Convertir documentos físicos en datos para programas de edición de texto nunca había sido tan fácil como con el sistema OCR integrado del escáner HP ScanJet Pro N4000. Simplemente escanea tus documentos y selecciona la opción de captura de texto con OCR para crear documentos que podrás editar, copiar y pegar sin ningún problema.
El escáner HP ScanJet Pro N4000 incluye los programas Cardiris™ y Readiris™ Pro de manera gratuita para ayudarte a aprovechar tu nuevo escáner al máximo. Con Cardiris™, podrás escanear cualquier tarjeta de presentación e importar la información de contacto a tu agenda de manera automática. Olvídate de tener que guardar cada contacto personal o de negocios en tu agenda manualmente.
Por otro lado, el software Readiris™ Pro te ayudará a disfrutar al máximo de la tecnología OCR. Además de poder convertir documentos físicos en texto con el OCR de tu escáner, ahora también podrás convertir imágenes y documentos digitales en texto con este programa. Desde documentos PDF, tablas de Excel y hasta páginas de internet, ahora podrás convertir lo que quieras en texto de manera gratuita.
Resolución de escaneo: Hasta 600 x 600 ppi
Ajustes de resolución de salida: 75; 150; 200; 240; 300; 400; 500; 600; 1200 ppi
Velocidad de escaneo del alimentador automático: 40 páginas por minuto (80 imágenes por minuto)
Ciclo de trabajo diario recomendado: 4000 páginas
Tamaño máximo de escaneo: 216 x 3100 mm
Memoria: 512 MB
Conectividad: Ethernet 10/100 Base-T, USB 3.0, WiFi 802.11 b/g/n, WiFi Direct
Dimensiones: 300 x 410 x 310 mm
Certificación ENERGY STAR®: Sí
Cualquier empresa que desee avanzar en el camino de la digitalización deberá invertir en un escáner de buena calidad. Si lo que buscas es una combinación de velocidad, facilidad de uso y precisión, la línea de escáneres HP ScanJet Pro es la solución. Con dos modelos únicos para apoyar a diferentes tipos de negocios, sin duda podrás encontrar el modelo que se ajuste a las necesidades de tu empresa.
Y si deseas saber más sobre cómo podrías utilizar un escáner en tu oficina, te invitamos a descubrir estas 5 razones por las que un escáner te ayudará a digitalizar tu negocio.
