企業視像會議：一切
須知

企業視像會議：一切須知

現今公司均採用遠程與混合辦公模式。Working From Home Research Project 於 2023 年 7 月更新的「工作安排與態度調查」(Survey of Working Arrangements and Attitudes) 發現，12% 的全職員工採用完全遠程安排，另有 29.3% 的員工採用混合式工作安排1WFH Research，「SWAA 2023 年 7 月更新」，2023 年 7 月 5 日；Barrero、Jose Maria、Nicholas Bloom 和 Steven J. Davis，2021 年。「為何在家工作將持續存在」(Why working from home will stick)，美國全國經濟研究所工作文件 28731 (National Bureau of Economic Research Working Paper 28731)。* . 合計共有 40% 的員工恆常在辦公室以外工作。
 
許多員工都偏好靈活的工作安排 — 若小型企業能夠迎合員工在這方面的需求，就能夠在人才上與福利更全面的大公司競爭。
 
然而要順利實踐靈活工作計劃，需要優化辦公室以支援相關的安排。一切由會議室開始 — 其中，視像會議設置可讓各人輕鬆在螢幕上現身和發言，同時投入參與；不過一旦設置欠佳，便可能阻礙高生產效率的協作。

看看以下五大裝備會議空間的關鍵步驟，助你善用每場視像會議：

1. 了解你的空間 — 全因劃一方案無法滿足獨特需求

你對業務和員工的了解，無人能及；透過思考員工常用的協作方式，可助你探索高生產效率會議所需的資源和配置。他們進行視像通話的頻率如何？他們會以團體或個人方式進行通話？他們曾否就視像通話的障礙或流暢運行的因素，向你反映意見？

 

接下來，評估目前的會議空間。你的空間能夠滿足員工的視像會議需求嗎？你應否更改空間組合，例如建立更多焦點和站立區域、減少大房間的數目，或者設置通話亭或隔間？在現有房間中，有房間可滿足靈活工作空間的要求、但未支援視像會議功能嗎？

 

透過了解員工的獨特需求和會議室的狀態，你可奠下重要基礎，以找出合適的視像解決方案，以及在後續步驟中需使用的關鍵資訊。

2. 確定你的視像軟件合作夥伴

你的企業可能已有首選的視像通訊平台合作夥伴，例如 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet。你可由此起步，尋找合適的視像會議解決方案；首先探索經認證可配合你的平台使用的產品。在設計上，這些解決方案可配合你的平台使用，帶來簡易無比、流暢可靠的通訊體驗，同時提高會議的生產效率。加上各平台均備有多種經認證的解決方案，你定能為每個會議空間找到合適的設備。

3. 帶來更出色的會議體驗

你可借助配件與技術功能，增強視像會議的設置，同時提升全體會議參與者的體驗。例如在房間內加設觸控式控制器，參與者便可透過直觀方式開始會議，消除用家在開始通話時經常遇到的障礙，避免浪費寶貴時間。

 

根據空間與大小，額外配置擴展式咪高峰等音訊配件，無論參與者在房間內何處發言或聆聽，都可確保音效清晰無比。

 

此外，你亦可留意視像會議解決方案的內建技術功能，讓各人在每場會議中都擁有同等機會，輕鬆參與其中；當有人匯報或在房間內走動時，無需手動追蹤和對準。

4. 簡化採用程序

光是選用及部署切合業務需求的視像會議解決方案，並不足夠。為全面發揮投資的價值，員工必須能安心運用它們。

 

當你選擇及安裝簡單易用的直觀式解決方案後，應設置示範，以展示其運行原理的。錄製短片再供員工輕鬆取用，方便他們在需要時重溫，是個好方法。

 

此外，你亦可為每個支援視像會議的空間預備一份「備忘單」。上面載有該房間設備專用的快速指示，讓員工輕鬆開始及召開會議。

5. 知道應何時求助

視像會議是一項巨大投資，你當然希望一切妥當順利。你必須事前展開研究，方可了解哪些解決方案適合你；而當要為你的空間選擇及設置合適的解決方案時，不妨聯絡供應商或經銷商，以節省時間，同時避免過程不順利。

 

對於感興趣的產品，你大可安心聯絡相關賣家。全因視像會議是他們的專業，他們具備豐富經驗和專業知識，精準了解要在各式規模的空間中獲享上佳會議體驗，應選用哪些設備。在整個流程中，他們將為你解答疑問，提供實用見解以助你善用部署，並可能提供各種服務，以透過設備部署、採用及優化來支援你。

 

與供應商或經銷商合作的另一項優勢，在於他們可為你帶來折扣、補助、舊機換新計劃，以及你無法自行得知的其他成本節省機會。

深入了解如何為你的員工和企業建立上佳視像會議體驗。

註腳和免責聲明

  1. 產品圖片僅供參考。產品供應情況可能因國家/地區而有所不同。