如何設置
視像會議專用的
會議室

如何設置
視像會議專用的
會議室

業務成功，由你的會議室開始。在現代工作領域，員工偏好靈活的日程安排，而許多客戶和合作夥伴都會選擇以虛擬形式開會，取代造訪你的辦公室。這表示協作、溝通和達成交易的能力，皆取決於房間支援共融視像會議的能力。
 
要達成這一點，你的解決方案應配合不同的房間大小及各參與者的座位位置，讓各人能夠在螢幕上清晰現身和發言。這亦表示，你所選用的功能應確保無論各參與者身在何處，都可持續投入討論，並充分參與及輕鬆分享構思。

以下是助你順利進行視像會議的四項要點。

1. 決定會議室的大小和用途

所有會議空間（包括過往被忽視的空間）均應設備齊全，方便遠程人員加入對話。我們來探索四種現代辦公室中常見的會議室類型吧。

 

焦點空間。焦點空間專為小型會議（例如一對一會議、進度更新和臨時討論）而設計，帶來高私隱度的寧靜交流空間。為焦點空間加入視像解決方案，亦有助為大型會議保留較寬廣的空間。

 

小型緊湊房間。此類房間比焦點空間大，但仍可讓各小組之間緊密連繫，以作集思廣益、團隊會議、檢討會議和客戶通話之用。

 

中型房間。此類房間可容納更多參會員工，可用於團隊會議、檢討、產品示範、集思討論和親身進行的客戶簡介。

 

大型房間。最大的房間專為讓多人聚首一堂而設定，以供一起集思討論、全體員工會議、培訓課程和高影響力客戶通話之用。

 

若你還有另一個空間，便可設置站立視像區域。每日簡短站立會議，是靈敏流程的關鍵元素，當中的關鍵在於確保當日不在辦公室內的團隊成員仍可參與其中。為站立區域加入視像功能，其生產效率將高於單純語音通話。

2. 確定你首選的視像會議合作夥伴

若你的企業選用 Microsoft Teams、Zoom、Google Meet 等單一的統一通訊平台，合理的第一步是探索經相關軟件認證的解決方案。不過，同樣重要的一點是，該解決方案應能順利適應合作夥伴和客戶所使用的其他平台。若你的企業內部採用多個平台，則當然須尋找靈活的視像會議設備，以配合各式平台流暢運行。

3. 選擇自攜裝置解決方案或多合一視像會議裝置。

你可利用自攜裝置 (BYOD) 解決方案，輕鬆連接至任何會議平台。演講者可攜帶筆記簿型電腦，透過 USB 連接線將之連接至視像會議系統，即時開始會議。儘管此類解決方案必須連接電腦，方可運行，然而，它們經濟實惠，同時可讓演講者掌控大局，並帶來優質的視像與音訊體驗，確保順利協作。

 

多合一裝置支援優質視像和音訊，同時整合編解碼器軟件，無需連接電腦即可使用。不妨選用經 Microsoft Teams、Google Meet 或 Zoom 認證的此類裝置，以輕鬆配合相關平台使用。相比 BYOD，此類解決方案須投入更高額的前期資金，然而，由於它們齊備順利開會所需的一切功能，因此使用體驗更為直觀。

4. 留意智能技術功能

你希望所有會議空間都滿足通話雙方的需求，帶來上佳會議體驗。智能技術簡化一切，呈獻以下實用功能：

 

自動演講者對準及追蹤。當演講者在房間內走動時，鏡頭會自動拉近並追蹤他們，確保各人都能參與討論。

 

團體對準。鏡頭能夠自動平移和對準，即使有人進出房間，房間內各人仍可在螢幕上清晰現身。

 

隔絕房間內的噪音。房間人數越多，便越大機會出現打字、紙張磨擦、側旁對話和其他噪音的干擾。利用噪音封鎖技術，有助擺脫這些干擾。

 

消除外部噪音。辦公室的喧囂聲、走廊談話聲和其他噪音，可能入侵你的會議空間。運用智能技術，便可隔絕它們對會議討論的干擾。

你為會議室選擇的視像會議解決方案，可輕鬆提高協作品質，同時提升會議的生產效率。將這四項要點納入考慮，可助你確定切合空間、人員與業務需求的上佳解決方案。 
 
查看我們的所有資源，助你設置會議空間，順利協作。

註腳和免責聲明

  1. 1

     

    產品圖片僅供參考。產品供應情況可能因國家/地區而有所不同。