如何設計混合辦公空間

混合辦公模式無疑將繼續存在。Zippia 報告指出，74% 的美國公司正在採用或計劃實施永久性的混合辦公模式¹，焦點亦已從「應否採取靈活工作方式」變為「如何高效率實踐混合式工作」。

混合辦公的核心在於辦公室。員工會在這裡透過親身和虛擬方式，互相連繫、協作和學習。你所選用的配置和設備，能夠確保房內各人及視像會議參與者投入參與，以及流暢合作，保持業務暢順運行，以帶來輕鬆簡易、生產效率出色的混合會議。無論你要開設新辦公室，又或重新配置現有空間，均須周詳規劃，方能為辦公室物色合適的設置。

以下是建立混合辦公專用辦公室的六大步驟

1. 了解員工的工作方式

了解員工的工作方式，乃至關重要。視乎員工的職責和偏好而定，各人的工作方式都不盡相同。例如銷售人員大部分時間可能需要在外工作，產品行銷人員可能忙於出席不同的會議，平面設計師可能全日留守辦公桌工作，而技術撰文員則可能會有半天待在小隔間，另外半天留在寧靜的小房間中。

透過了解這些模式，你更可針對個別員工或不同工作職責的趨勢，確立一些初步設備要求。例如：哪些員工有特殊技術要求，例如圖像密集和工程工作專用的較高效能電腦？哪些員工需留守辦公桌，以加入由其他地區的客戶或同事召開的會議？

2. 審視團體會議空間的使用情況

在辦公室中，團體會議空間可能是需求非常高的位置 — 即使它們並非團體活動專用。首先，審視會議空間的使用情況。員工能否輕鬆預約它們，以用於視像會議，又或它們有否被需要寧靜工作空間的個人佔用？接下來，思考它們的使用頻率。例如，你的小型會議室出現超額預約，而大型會議室卻長時間無人問津？最後，想一想你可能缺少的空間。員工會否因焦點空間不足，而要在其隔間臨時召開遠程同事無法參與的會議？

你可利用這些考慮因素，以助找出合適空間組合，讓員工能夠發揮高效率。務請緊記，在現代辦公室中，過往可能被忽視的焦點空間和其他休閒聚會區域，現已成為會議室組合的重要組成部分，且須讓遠程員工參與其中。

3. 決定會否分配座位

如何在員工之間分配工作空間，是其中一項基本決定。其中分別有三種基本方法：完整分配制，意指每名在辦公室工作的員工均有專屬的辦公桌；輪用制，意指未有分配空間，員工須先申請預約，才可在相應的辦公桌工作；無固定辦公桌，意指未有分配空間，當員工到達辦公室時，須按照先到先得的形式選擇座位。

你的決定取決於多項考慮因素。你要移至較小型的辦公空間，又或需要額外空間支援持續增長的工作團隊嗎？個別工作空間出現超額預約和空置的頻率如何？員工職責是否足夠靈活，使得相比完整分配，輪用制或無固定辦公桌更為合適？目前專供個人空間之用的空間，能否作為額外的會議空間，以進一步善用？

4. 重新分配辦公室空間

在此，你透過首三步了解及決定的一切事項，均匯聚在你的辦公室計劃中。運用收集得來的資訊，確定個別辦公桌需要多少空間、各會議室需要多少空間、這些會議室應為多大，以及如何調整現有的空間，確保滿足以上需求。

5. 制定混合辦公政策

這些政策定義了靈活式工作的參數，對於了解辦公室的使用方式（包括辦公室員工人數波動的時間和模式）至關重要。例如：各員工均需每週在辦公室工作三天嗎？如需要，是哪幾天？各團隊應否協調，找出一天讓全體成員面對面協作？在任何活動（例如全公司會議）期間，全體工作團隊會否同時齊集在辦公室中？

6. 裝備你的空間，實現有效的混合協作

無論個別工作空間是否已分配，均應確保它們齊備必要的配置，為員工帶來舒適和可自訂的體驗。關鍵元素包括擴充基座站、顯示器，以及讓他們隨時從辦公桌上參與視像通話、以好形象示人的視像鏡頭。如為輪用制辦公桌，應預備一份人體工學檢查清單，提醒員工開始工作前先調整工作空間，確保全日投入工作。

在會議空間中，選用能夠容納房間內所有參與者的視像會議與音效解決方案，確保各人都可在螢幕上清晰現身和發言。有效的視像和音效解決方案的要求因應房間大小而異，因此必須考慮各個空間的特徵，同時避免一籃子採購方式。例如在焦點空間中採用狹窄視角的鏡頭，房間內的一兩名參與者便可清晰現身螢幕上，然而大型房間卻須配備可清楚拍下多名參與者的鏡頭，無論他們坐在前方或後方角落，都可投入參與會議。

企業的未來，有賴你此刻設計的辦公室。遵循這六個步驟，助你建立出理想的空間，確保員工能夠靈活適應現今及持續演進的靈活工作環境，盡情高效率工作。

Zippia，「30 項基本混合辦公統計數據 [2023 年]：混合辦公模式、數據與生產效率」(30 Essential Hybrid Work Statistics [2023]: Hybrid Work Model, Data, And Productivity)，2023 年 6 月 15 日。

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