Digital workplace: qué es y cómo transforma el entorno laboral

Según cifras de la OCDE, cada trabajador destina en promedio 2226 horas cada año a su labor.

Esa es una de las cifras más altas reportadas por el organismo. Sin embargo, nuestra productividad no siempre refleja ese enorme esfuerzo.

Si la productividad es una de tus preocupaciones, deberías considerar actualizar tu oficina de siempre a un digital workplace o entorno laboral digital.

Vamos a analizar a fondo de qué se trata el digital workplace, qué ventajas le ofrece a tu empresa y, lo más importante, cómo empezar a implementarlo paso por paso.

¿Qué es el digital workplace y por qué es importante?

En esencia, el digital workplace es la evolución de la oficina tradicional.

Pero no hablamos solo de instalar apps y actualizar notebooks. El digital workplace es un ecosistema donde la tecnología, los procesos y la cultura de una empresa se unen para que los empleados puedan colaborar y ser productivos, sin importar dónde estén.

El éxito de este entorno laboral digital depende de tres grandes pilares:

• Tecnología empresarial: aquí hablamos de las herramientas de comunicación que muchos ya usamos, como Slack, Microsoft Teams, las plataformas de colaboración en la nube y sistemas de gestión como Asana. También abarca el hardware que lo soporta todo.

• Procesos optimizados: de nada sirve la tecnología más avanzada si los flujos de trabajo son ineficientes. Es importante rediseñar y automatizar procesos para eliminar tareas repetitivas y esos cuellos de botella que solo retrasan los proyectos.

• Cultura organizacional: una cultura empresarial que fomenta la colaboración, la transparencia y la confianza es indispensable. Si los líderes o los equipos no tienen una mentalidad abierta al cambio, incluso la mejor tecnología se desperdiciará.

Existen diferencias enormes entre el digital workplace y los entornos de trabajo tradicionales que todos conocemos:

¿Cuáles son los beneficios del digital workplace para las empresas peruanas?

Adoptar un entorno laboral digital puede traducirse en resultados apreciables para tu negocio:

Mejora la productividad de tu empresa

Al automatizar tareas repetitivas y optimizar los flujos de trabajo, liberas tiempo valioso para que los equipos se dediquen a lo que de verdad importa.

Un ejemplo de ellos es lo que sucede en México, donde las PYMEs que adoptan soluciones digitales han visto cómo su productividad aumenta hasta en un 20 %.

Fomenta una colaboración sin barreras

El digital workplace derriba los muros invisibles entre los departamentos y destruye las barreras geográficas que frenan a las empresas.

De hecho, un estudio de KPMG en México, el 82 % de los colaboradores sintió que la comunicación se mantuvo igual o incluso mejoró gracias a la tecnología de trabajo remoto en sus empresas.

Ahorra en costos operativos

Con los modelos de trabajo híbridos y remotos, ya no tienes que depender de grandes y costosas oficinas, lo que te genera ahorros directos en renta y servicios.

El mismo contexto, las PYMEs mexicanas han dado el paso hacia la digitalización lograron reducir sus costos operativos en un 15 %.

Atrae al mejor talento

Para muchos colaboradores la flexibilidad lo es todo, y el digital workplace es lo que la hace posible. Según un estudio de PageGroup, un 72 % de los profesionales en México busca oportunidades con modelos de trabajo híbridos.

Si quieres atraer y retener al mejor talento, es indispensable que ofrezcas las modalidades de trabajo híbrido y remoto en tu empresa.

Obtén una ventaja competitiva real

La agilidad que ganas por dentro se nota por fuera. Cuando les das a tus equipos las herramientas correctas para trabajar mejor, pueden ofrecer un servicio excepcional.

Por eso, no es casualidad que estudios en la región muestren que el 52 % de las empresas en México considere que quedarse atrás en la digitalización es su principal riesgo a largo plazo.

Cómo implementar el digital workplace paso a paso

Puedes implementar un entorno laboral digital en tu empresa siguiendo estos pasos:

1. Diagnostica y define tus objetivos: pregúntate: ¿Dónde están los verdaderos cuellos de botella? ¿Qué procesos frustran a tus equipos en su día a día? Habla con tus empleados. Cuando identifiques el problema, establece metas SMART.

2. Diseña tu hoja de ruta: ya sabes qué solucionar. Ahora, debes definir el cómo. Selecciona las herramientas para alcanzar tus metas SMART, traza una implementación, asigna responsables y piensa en cómo se conectarán las nuevas plataformas con los sistemas que ya utilizas.

3. Implementa la tecnología: instala las herramientas, configura los permisos y migra la información necesaria. La clave aquí es que todo funcione como un ecosistema conectado, no como un montón de aplicaciones aisladas que no se hablan entre sí.

4. Capacita a tu equipo: una herramienta increíble que nadie usa es una inversión tirada a la basura. La capacitación debe ir más allá de explicar cómo funciona un botón. Tienes que mostrarle a cada persona cómo esta nueva forma de trabajar hará su día a día más sencillo y productivo.

5. Mide, aprende y optimiza: un digital workplace es un organismo vivo, no un proyecto con fecha de fin. Es importante que midas su impacto con indicadores clave (KPIs), que recojas feedback constante de tus equipos y que tengas la disposición de hacer ajustes.

Veamos un ejemplo:

Tecnología esencial para el digital workplace

El software es clave, sí, pero el hardware correcto es el que libera todo el potencial.

Estas son algunas de las mejores notebooks para negocios de HP, que están diseñadas para las exigencias de este nuevo entorno.

Posibles desafíos del digital workplace y cómo superarlos

Ninguna transformación de gran calibre ocurre sin fricciones.

Adoptar un espacio de trabajo digital es un cambio profundo, así que puedes esperar algunos obstáculos. La clave no es fingir que no existen, sino anticiparlos y tener una estrategia clara para abordarlos.

Preguntas frecuentes

¿Qué inversión tecnológica inicial necesito?

Depende del tamaño y la madurez digital de tu empresa. Puedes empezar con soluciones en la nube (SaaS) que se pagan por uso o adquirir equipos de alto rendimiento como las HP ZBook.

¿Cómo garantizo la seguridad en un digital workplace?

Implementa medidas robustas desde el diseño. Algunas son la autenticación de dos factores, el cifrado de extremo a extremo y la protección contra el malware. Las actualizaciones constantes también son importantes.

¿Qué herramientas son las más importantes para empezar?

Plataformas de comunicación como Slack o Microsoft Teams, herramientas de gestión de proyectos como Asana y almacenamiento en la nube como OneDrive. Toma la decisión con base en las necesidades de tus equipos.

¿Cómo mido el éxito de la transformación?

Establece KPIs claros desde el inicio, como el retorno de la inversión (ROI) o la tasa de adopción de herramientas. También puedes combinarlos con encuestas de satisfacción de los empleados.

El futuro del trabajo es digital

El digital workplace no es una tendencia más. Esta filosofía de entorno laboral llegó para impulsar la productividad, romper las barreras de comunicación, reducir costos y atraer el mejor talento para tu organización.

En Perú, donde la madurez digital aún tiene camino por recorrer, no puedes permitirte quedarte atrás. Las empresas que pospongan esta transformación corren el riesgo de desaparecer.

Si quieres acelerar la transformación de tu negocio hacia el digital workplace, explora ahora las soluciones de negocios de HP.