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Outils essentiels de vidéoconférence pour les petites et moyennes entreprises

Outils essentiels de vidéoconférence pour les petites et moyennes entreprises

Le monde est devenu de plus en plus numérique et l'une des meilleures façons pour les petites et moyennes entreprises de rester à jour est de s'adapter aux exigences d'un environnement de travail polyvalent. Ces entreprises doivent fournir la capacité à se connecter et communiquer de manière transparente et efficace avec les collègues, les clients et les partenaires.

Les outils de vidéoconférence pour les besoins des entreprises sont la solution ultime pour combler les écarts de distances physiques afin de créer et de favoriser la croissance de l'entreprise.

Pourquoi les PME ont besoin d'outils de conférence spécialisés

Les petites et moyennes entreprises (PME) sont confrontées à des défis différents de ceux des grandes entreprises en ce qui concerne les opérations quotidiennes. Les bons accessoires de vidéoconférence peuvent faire une différence significative. Pourquoi les outils spécialisés sont-ils essentiels au succès d'une PME ?

L’abordabilité et la rentabilité

Les petites et moyennes entreprises n'ont pas toutes des ressources financières importantes, et chaque dollar dépensé doit être stratégique. Vous pouvez trouver des options abordables parmi les solutions de vidéoconférence conçues avec l'abordabilité en tête. Disposer de produits fiables qui peuvent connecter les membres de l'équipe à travers le monde ou même du même bureau peut également aider à réduire les coûts opérationnels.

La facilité d'utilisation

Tout comme leurs fonds peuvent être limités, les solutions informatiques et les ressources dont disposent les PME peuvent également être restreintes. De nombreux outils de vidéoconférence privilégient la convivialité par rapport à certains systèmes plus complexes, éliminant ainsi le besoin de personnel technique dédié.

La simplicité de l'interface utilisateur rendra non seulement l'expérience d'apprentissage plus agréable, mais augmentera également la volonté de vos employés d'adopter la nouvelle technologie.

L'intégration

Les bonnes plateformes de vidéoconférence et les bons outils faciliteront l'intégration avec d'autres applications de bureau pour les PME. Les bons dispositifs et outils tiendront compte de vos besoins et seront adaptés pour s'intégrer à vos systèmes avec des applications populaires comme les calendriers et plus encore.

Une intégration facile permet de gagner du temps et de rendre plus fluidele travail pour votre petite ou moyenne entreprise.

La flexibilité et l’évolutivité

Les PME ont un potentiel énorme de croissance, et les outils que vous choisissez devraient accompagner votre évolutivité. Au fur et à mesure que vos besoins changent, les outils de conférence spécialisés vous offriront la flexibilité de vous développer sans vous soucier de votre infrastructure technologique.

Que vous ayez besoin de revoir à la hausse ou revoir temporairement à la baisse, les bons outils aideront votre entreprise à s'adapter facilement quelle que soit la situation.

Un support client réactif

L'un des domaines dans lesquels les PME peuvent surpasser les grandes entreprises est celui du service client. C'est pourquoi il est crucial d'avoir des outils de vidéoconférence adaptés aux besoins des petites entreprises. Une équipe de support dédiée signifie souvent la satisfaction et la fidélisation des clients, ce qui pourrait faire une grande différence pour votre PME.

Principales plateformes de vidéoconférence pour les PME

Quelles sont les principales plateformes de visioconférence pouvant répondre aux besoins des PME ? Voici nos recommandations.

Zoom

Zoom est largement reconnu et souvent préféré par les PME et même leurs homologues plus importants en raison de son interface intuitive et de ses plans tarifaires évolutifs. En plus de cela, Zoom prend en charge la vidéo en haute définition (HD) et dispose d’un audio cristallin pour une communication claire.

La plateforme s'intègre parfaitement avec les produits HP pour offrir une vidéoconférence optimisée pour vos besoins uniques.

Microsoft Teams

Microsoft Teams fait partie de la suite Office 365 de l'entreprise. Non seulement vous obtenez une vidéoconférence en ligne, mais il y a aussi d'autres capacités qui incluent le partage de fichiers et même la gestion de projet.

Microsoft Teams est une plateforme qui priorise la sécurité, donc vos informations sensibles seront traitées avec soin. Les différents plans tarifaires offrent de la flexibilité aux PME pour trouver celui qui correspond à leurs besoins.

Google Meet

Faisant partie de Google Workspace, Google Meet est également une plateforme privilégiée par de nombreuses entreprises pour connecter les membres de l'équipe. La plateforme de vidéoconférence s'intègre également avec d'autres services et outils de productivité de Google tels que Google Drive et Google Calendar.

Google Meet propose aussi des tarifs compétitifs comme ses concurrents et offre des fonctionnalités telles que l'enregistrement et le partage d'écran. Il y a une courbe d'apprentissage relativement faible avec cette plateforme et nos appareils prennent généralement en charge les applications Google Workspace.

Avantages du matériel de vidéoconférence dédié

Comment exactement le matériel de vidéoconférence peut-il aider votre PME ? Il y a de nombreux avantages, mais voici les principaux. Nous avons également quelques suggestions de produits rapides pour vous !

Meilleure qualité vidéo et audio

Lorsque vous parlez à des membres de l'équipe à de grandes distances, la qualité vidéo et audio est primordiale pour accomplir votre travail. Avoir des outils de vidéoconférence dédiés peut éliminer les désagréments tels que les coupures de son et les vidéos saccadées.

Non seulement cela, mais les réunions avec les clients et les partenaires potentiels seront perçues comme plus professionnelles avec une meilleure qualité et moins de temps sera perdu en ajustements.

Collaboration fluide

Les bons outils doivent s'intégrer facilement à vos applications pour des actions en temps réel telles que le partage d'écran, le partage de fichiers et l'utilisation de fonctions interactives, telles que les tableaux blancs. Cela facilite un environnement de réunion inclusif, productif et interactif pour que tout le monde puisse participer.

Intégrations améliorées

Pour promouvoir un flux de travail plus efficace, les plateformes de vidéoconférence doivent bien fonctionner avec l’ensemble des technologies d'une PME. Nous parlons d'intégrations avec d'autres applications, plateformes et outils populaires qui peuvent vous aider à construire le système ultime qui fonctionne efficacement.

Recommandations de produits

Afin de créer le meilleur espace de travail pour votre entreprise, envisagez d'ajouter ces accessoires.

Poly Studio P21 Écran de réunion personnel FHD

Le Poly Studio P21 est conçu pour améliorer votre expérience de vidéoconférence avec un écran haute définition intégrale (FHD). Le grand écran affiche des couleurs vives sur une surface de 21 pouces avec des visuels nets.

Ce qui est génial avec cet écran de réunion, c'est qu'il peut faire office de moniteur secondaire lorsqu'il n'est pas utilisé pour les appels de conférence.

Poly Studio P21 Personal Meeting FHD Display

Magasinez Poly Studio P21 Écran de réunion personnel FHD

Téléphone IP Poly Edge E450 et PoE activé

Le Poly Edge E450 est conçu pour la polyvalence et est plein de fonctionnalités telles qu'un écran couleur de 3,5 pouces, un écran secondaire de 2,4 pouces, de multiples ports pour la connectivité et les accessoires, et 8 touches de ligne.

Le téléphone est non seulement performant au bureau, mais aussi à la maison car il est prêt pour le WiFi. Les utilisateurs peuvent également étendre le téléphone IP Poly Edge E450 avec les modules d'extension dédiés. Le couplage Bluetooth 5.0 vous offre l'option d'être mains libres et la flexibilité de vous déplacer dans le bureau ou la maison sans la restriction des câbles.

Poly Edge E450 IP Phone and PoE-enabled

Magasinez Téléphone IP Poly Edge E450

Téléphone de conférence IP Poly Trio 8800 et PoE activé

Nous avons également le téléphone de conférence IP Poly Trio 8800, qui non seulement a un look futuriste, mais possède également des fonctionnalités avancées. Il est équipé de Poly HD Voice, qui offre une qualité audio exceptionnelle et une portée de prise de son allant jusqu'à 20 pieds.

Lancez facilement et rapidement les réunions avec une simple pression sur un bouton et faites fonctionner le téléphone avec divers appareils grâce à la connectivité USB, Bluetooth/NFC - la solution parfaite pour les environnements de travail à distance, hybrides ou traditionnels.

Poly Trio 8800 IP Conference Phone and PoE-enabled

Magasinez Téléphone de conférence IP Poly Trio 8800

Barre vidéo USB Poly Studio R30

Améliorez vos appels de conférence avec la barre vidéo USB Poly Studio R30. Nous avons principalement parlé de l'amélioration audio avec les téléphones et des écrans vidéo pour votre vision, mais la barre vidéo peut améliorer l'expérience pour ceux à l'autre bout de la ligne.

Non seulement il y a une réduction impeccable du bruit grâce aux technologies Poly NoiseBlock AI et Acoustic Fence, mais il y a aussi une résolution 4K et un champ de vision de 120 degrés pour les spectateurs. Parlez d'une expérience immersive !

>Poly Studio R30 USB Video Bar

Magasinez Barre vidéo USB Poly Studio R30

Haut-parleur Poly Sync 10 certifié Microsoft Teams

Ensuite, nous avons une solution audio fiable pour compléter le reste de votre configuration de conférence. Le Poly Sync 10 est un haut-parleur certifié Microsoft Teams, ce qui en fait un excellent choix si c'est votre principale plateforme de conférence.

Les microphones diminueront les bruits de fond et les commandes tactiles sensibles avec indicateurs LED amélioreront la convivialité. Le haut-parleur est également très bien construit, avec une coque solide qui présente un indice de protection IP64, le rendant résistant à la poussière et à l'eau.

Poly Sync 10 Microsoft Teams Certified Speakerphone

Magasinez Haut-parleur Poly Sync 10 certifié Microsoft Teams

Problèmes de sécurité et comment les aborder

Bien que les outils de vidéoconférence offrent une large gamme d'avantages, il pourrait y avoir des préoccupations de sécurité si vous n'utilisez pas des appareils fiables ou ne suivez pas des pratiques sûres. Par exemple, des gens pourraient accéder sans autorisation si vous ne prenez pas soin de protéger vos appareils par mot de passe, ce qui pourrait entraîner des fuites potentielles de données et des plateformes qui font une mauvaise utilisation des données des utilisateurs pourraient susciter des préoccupations en matière de confidentialité.

Le meilleur moyen d'atténuer ces problèmes potentiels est de mettre en œuvre des mesures d'authentification sécurisées, un cryptage des données et d'utiliser uniquement des outils et des plateformes de conférence fiables et réputées. 

Les meilleures pratiques pour une vidéoconférence efficace


  • Une tenue appropriée: Faites de votre mieux en vous habillant professionnellement pour l'appel.

  • Langage clair et concis: La communication est essentielle, alors utilisez un langage simple et facile à comprendre.

  • Testez le matériel au préalable: Assurez-vous que tout fonctionne bien avant le début de la réunion.

  • Minimisez les distractions en arrière-plan: Optez pour des fonds unis sans trop d'encombrement dans votre environnement ou dans le champ de vision.

  • Un bon éclairage: Mener la réunion dans un endroit suffisamment éclairé.

Conclusion

Investir dans les bons outils pour assurer une expérience de conférence fluide n'est pas seulement une question de commodité, mais un geste stratégique pour s’assurer d’un succès à long terme. Non seulement ces outils créent un environnement de travail sans heurts, quel que soit l'endroit où se trouvent les parties concernées, mais ils sont également essentiels pour que les PME aient une communication efficace.

À propos de l'auteure: Jessica Lin est une rédactrice collaboratrice de HP Tech Takes.

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