El 2002, marca el centenario de innovación constante en 3M. Durante estos 100 años, la compañía ha promovido productos, servicios y sistemas que contribuyan a mejorar las condiciones de vida de sus clientes en los mercados que atienden a nivel global, pues cuentan con operaciones en más de 60 países y sirven a clientes en casi 200.
Hoy en día, 3M cuenta con más de 40 divisiones de productos, agrupados en seis mercados. Marcas reconocidas: 3M, Post-it, Scotchgard, Scotch, Thinsulate, Scotch-Brite y O-Cel-O.
3M atribuye el éxito en los negocios a una razón muy importante: su gente, pues muchas generaciones de empleados creativos y trabajadores, le han impulsado con su talento y espíritu. En un futuro la compañía quiere ser reconocida por los clientes, como el proveedor preferido de productos y servicios innovadores; por los empleados, como el lugar en el cual se sienten orgullosos de trabajar; por la comunidad, como un "buen ciudadano" que contribuye a su bienestar social; y, en el caso de Colombia, por la corporación, como una subsidiaria que continuará obteniendo un crecimiento económico sostenido.
Firmes a realizar planes de ahorro, bajo consumo y responsabilidad, 3M Colombia elaboró un proyecto con el fin de controlar los costos indirectos que se generan con actividades que no están relacionados con productos y servicios. Uno de esos esfuerzos fue encaminado a controlar la impresión y el copiado tanto en negro como en color, y por ende a reducir el consumo de papel en un 27% frente al año anterior.
"Tenemos una matriz donde empezamos a evaluar cuáles eran los principales problemas en esta área. A cada uno de ellos se les asigna una valoración y unos puntajes; dependiendo de esos puntajes se definen los cinco principales y se empiezan a atacar uno por uno, ejecutando un plan de acción en cada caso", explica Manuel Sarmiento, supervisor regional de infraestructura de 3M para la Región Andina. "Adicionalmente ayudamos a la certificación ISO14000 ya que estamos apoyando la parte de desperdicio de papel y de reciclaje".
Escribiendo la historia 3M se ha destacado por su organización interna. Es así como, esta iniciativa surge a mediados del 2000, con una meta de ahorro de 16.000 dólares anuales. Para ello, durante el primer año, 3M, HP y Econta - esta última, especializada en outsourcing de impresión y partner de HP - trabajaron en el diseño de un estándar, utilizando las estadísticas de consumo detallado para conocer el número de copias e impresiones monocromáticas y a color. Todo este proceso fue realizado inicialmente en la sede administrativa en Bogotá.
Almacenando datos reales de consumo, se crearon planes de acción para reducción de costos. "Después del año de estadísticas tuvimos suficiente información para realizar planes de ahorro y ofrecer un mejor servicio al cliente. De esta manera, a cada uno de los departamentos de la compañía se le dio un tope para gasto de papelería mensual por área y por empleado", afirma Manuel Sarmiento.
La asignación de las cuotas mensuales de impresión se realizó con base en un perfil de cada empleado. Dentro de las estadísticas se incluyó el perfil de usuario, para determinar que personas pueden utilizar color cuales no y en que cantidades, y también se crearon grupos para tener un mejor control.
"Decidimos publicar reportes mensuales, y crear un "Top Ten" en el que aparecen las personas que más consumen en copiado, impresiones a color y negro. Esto ha reducido muchísimo el consumo, porque a las personas no les gusta aparecer en esta cartelera. De la misma manera elaboramos un reporte mensual que es entregado a cada gerente, en donde tenemos identificado cuanto le costó a su departamento el consumo de sus empleados en ese periodo", dice Manuel Sarmiento.
Estas políticas, que involucraron el uso de los computadores y las prácticas de impresión y fotocopiado, no sólo aplicaron para los empleados antiguos sino para las personas que semanalmente ingresan a la compañía.
"Teníamos 96 impresoras de escritorio más fotocopiadoras y faxes. En el 2000 logramos consolidar el proceso de configuración y adaptación en seis meses, así, los procesos de impresión, fotocopiado y fax se redujeron a 8 impresoras multifuncionales HP LaserJet 8150", comenta Manuel Sarmiento.
Durante el proceso se han reubicado algunas impresoras, para ajustar mejor la carga de impresión a las necesidades de determinada área. Se descubrieron puntos en los que era necesaria una máquina más robusta para optimizar los procesos de un departamento; de igual manera se eliminaron máquinas en áreas donde no había mayor utilidad y adicionalmente se modernizaron otros equipos llevándolos hacia multifuncionales, todo este proceso, con el fin de fortalecer el servicio interno de la compañía.
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