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Una solución más fácil

Si acostumbras usar membrete en tu correspondencia comercial o personal, probablemente sabes lo que significa tener que alimentar cada vez la impresora con hojas sueltas con el membrete previamente impreso. O tal vez optas por colocar el número exacto de hojas con membrete en la bandeja, cruzando los dedos para no equivocarte.

En cualquier caso, existe una solución más sencilla: si trabajas con Microsoft Word, puedes escribir tu correspondencia en una plantilla de Word con tu membrete personal y añadir la información que deseas. De esta forma, podrás imprimir tus cartas en papel normal. Sigue este procedimiento para crear una plantilla con Word.

Diseña tu membrete

Para empezar, debes decidir que información quieres incluir en tu membrete. Tu nombre, dirección y código postal son datos básicos. Además, es recomendable incluir tus números de teléfono, de fax y tu dirección de correo electrónico. Si ya posees un membrete, comprobarás lo sencillo que es reproducirlo en una plantilla de Word.
 

Elige un diseño

La mayor parte de los membretes poseen un dibujo o logotipo, así que es conveniente que el tuyo también lo tenga. Puedes escanear tu logotipo de una hoja impresa, crear uno nuevo con un programa de diseño, copiarlo de una biblioteca de imágenes o descargarlo de una página de Internet. Si escaneas una imagen, usa una resolución de 300 puntos por pulgada. Si en cambio, creas un nuevo logo o lo copias desde otro lugar, imprime un documento de prueba para asegurarte de que el membrete tiene el tamaño correcto y la impresión es satisfactoria.

La mejor fuente de imágenes para logotipos es una biblioteca de imágenes como la Corel Gallery 2. Podrás descargar millares de imágenes sin preocuparte por los derechos de autor. Copiar imágenes de Gallery 2 es muy sencillo: selecciona en la pantalla la imagen que deseas y ve a (Archivo/Exportar). Guárdala en el directorio de Word como imagen computarizada.
 

Transforma el logo a blanco y negro

Aunque tu impresora sea a color, ahorrarás tiempo y espacio en disco si utilizas un logotipo en blanco y negro. Si has escogido una imagen a color, usa un programa como Adobe Photoshop o Paint Shop Pro para transformarla en blanco y negro. Si prefieres mantener los colores, puedes disminuir el tamaño del archivo con las mismas aplicaciones, reduciendo el número de colores de la imagen. Por ejemplo, el tamaño de un archivo de imágenes de 256 colores es tres veces menor que el de un archivo equivalente de 24 bits. Esta operación es necesaria porque conviene que el membrete no ocupe mucho espacio si quieres incluirlo en todas tus cartas.
 

Escribe el texto

Ahora ya puedes trabajar con Word y colocar tu membrete en la pantalla y en la página. Abre un documento de Word en blanco. Abre la opción "Ver" de la barra de menús y seleccione "Encabezado y pie de página". Como encabezado, escribe el texto que aparecerá en la parte superior de la página. No te preocupes por el formato de página, más adelante nos ocuparemos de ello. Selecciona "Alternar encabezado y pie de página" para insertar el texto del pie de página (puedes dejar en blanco tanto el encabezado como el pie de página.).
Si deseas hacer constar números de página y el día y la hora en tus cartas, éste es el momento de hacerlo: sólo tienes que seleccionar el ícono adecuado en la barra "Encabezado y pie de página".
 

Inserta tu imagen

Para ello, selecciona "Imagen" en el menú "Insertar" de Word. Busca la carpeta donde se encuentra la imagen que has escogido y selecciona el archivo corespondiente. Después de insertarla, arrástrala con el cursor para colocarla en el encabezado o el pie de página. Para cambiarle el tamaño, estira con el cursor por una de sus esquinas.
 

El toque final al membrete

Para darle un aspecto profesional a tu membrete, utiliza las opciones de Word para cambiar el tipo y tamaño de letra o aumentar el espacio entre caracteres. Esta última opción es muy útil cuando el texto está muy apretado; de esta forma conseguirás una presentación más elegante.

Para aumentar el espacio entre caracteres, selecciona con el cursor el texto que desees modificar y abre la opción "Fuente" del menú Formato. En "Espacio entre caracteres" seleciona la opción "Espaciado/Expandir" y auméntalo en incrementos de 0,1 puntos hasta obtener una apariencia satisfactoria. Por último, ajusta la posición del texto donde te parezca más adecuado.
 

Crea una plantilla

Cuando estés satisfecho con el diseño de la página, guárdala como plantilla de Word. En el menú Archivo, selecciona la opción Guardar como y, en el campo Tipo de documento selecciona Plantilla de documento. A continuación, pon un nombre adecuado a la plantilla, como Membrete.doc.
Cuando se cambia el tipo de documento a plantilla, Word abre el contenido de la carpeta Plantillas. En la ventana, selecciona la carpeta Cartas y fax y haz clic en OK (en las versiones de Word más antiguas, las plantillas se crean de otro modo. Consulta las instrucciones en cada caso).
 

Utiliza tu membrete

Para usar su nuevo membrete, selecciona la opción Nuevo en el menú Archivo. La plantilla aparecerá en la etiqueta Plantillas del menú Nuevo. Carga el membrete seleccionando la pestaña Cartas y fax y haciendo doble clic en el ícono Membrete.doc. Ahora sólo tienes que escribir, imprimir y guardar la carta como haces habitualmente. Mientras no modifiques ni el encabezamiento ni el pie de página, el membrete aparecerá en todo el documento. Si deseas que el membrete esté presente sólo en la primera página, crea un Salto de sección en qualquier lugar de la primera página. Para ello, selecciona "Salto" en el menú "Insertar". A continuación, selecciona la opción "Próxima página", en Saltos de sección, y haz clic en OK. Puedes borrar los textos y diseños del encabezado y el pie de página en la segunda página, y desaparecerán en el resto del documento.


     

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