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Implementar una nueva
solución de envío digital e integrarla realmente
a las tareas diarias de tu organización son dos cosas
muy diferentes. Para facilitar que tu personal aproveche al
máximo tu nuevo sistema, asegúrate
de hacer lo siguiente antes de comenzar la implementación:
- Haz que tus empleados analicen las
necesidades de tu organización. Si sienten
que tienen información desde el principio, es más
probable que estén dispuestos a usar el sistema una
vez implementado. Si es práctico, involúcralos
en la recolección de requerimientos y en las pruebas
de implementación para darles un panorama previo
de lo que viene.
- Diseña un sistema que se adecue a tu negocio hoy,
pero que pueda ajustarse fácilmente a cómo
desees hacer negocios mañana. Cuando implementes
el sistema por primera vez, respeta tus necesidades actuales
en lugar de tratar de cambiar radicalmente tus sistemas
y procesos simultáneamente. Por ejemplo, si un gerente
aprueba documentos en forma rutinaria con una firma antes
de ser enviados por fax, no hagas que la aprobación
digital sea un elemento requerido del sistema durante el
desarrollo. En cambio, es conveniente dejarlo como opcional
para que tu personal pueda pasar gradualmente de aprobaciones
con firma a aprobaciones digitales a medida que se acostumbran
al sistema. Elige dos o tres cambios
de procesos clave que desees implementar inmediatamente
y concéntrate en ellos.
Una vez implementado el sistema, las siguientes actividades
ayudarán a tu personal a sentirse más cómodos
con él y empezar a utilizarlo hasta alcanzar todo su
potencial.
- Asegúrate de que quienes vayan a usar el sistema
reciban toda la capacitación que necesiten. No te
concentres sólo en cómo usar el hardware
y el software del sistema. Concéntrate
en los dispositivos y el flujo de trabajo que funcionarán
juntos para que el sistema sea exitoso. De ser posible,
haz que un miembro del personal interno trabaje con un capacitador
en hardware y software
para presentar un panorama completo al personal.
- Crea ayuda memoria, tarjetas de referencia
rápida y otros documentos útiles que los empleados
puedan consultar rápidamente cuando usan el sistema.
Incluso el participante más atento en la mejor de
las capacitaciones no puede recordar todo lo presentado.
Cuantas más herramientas des a tu personal para ayudarlos
a adoptar el sistema nuevo, mejor será tu tasa de
aceptación.
- Durante el primer mes o dos de implementado en sistema
nuevo, planifica una serie de reuniones
semanales o quincenales con tu personal. Te permitirán
responder preguntas y tratar todos los temas que surjan.
En estas reuniones probablemente puedas resolver todas las
ideas falsas sobre cómo usar el sistema, e incluso
podrían comenzar a crear una lista de mejoras y extensiones
para tratar posteriormente para que sistema sea mejor aún.
- Crea una hoja de ruta para los cambios
de procesos que deseas que el sistema soporte y planifica
la implementación de cada una de ellas. Comparte
esto con tu personal para que sepan qué viene y puedan
comenzar a prepararse para el cambio y ser más productivos.
- Implementa un buzón de sugerencias anónimas
donde el personal pueda presentar ideas sobre formas de
usar mejor el sistema, o incluso quejas sobre cómo
el sistema ha complicado sus tareas. Revisa estas sugerencias
con regularidad y trabaja activamente para resolverlas.
No sólo tu sistema será más efectivo,
sino que mostrarás a tu personal
que los respetas como expertos en sus propios procesos y
que los escuchas.
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