HP Digital Sending: Reduce los costos de tu empresa

Antes de diseñar cualquier sistema de negocios, conviene dedicar tiempo a decidir exactamente qué sistema deberá usarse, deberías definir:

• A qué necesidad comercial deseas que se oriente el sistema
• Qué tipo de retorno sobre la inversión esperas
• Qué lineamientos básicos puedes usar para medir ese retorno

Además, cuando te preparas para adquirir equipos para tu sistema de envío digital, debes saber:

• Los tipos y cantidades de documentos impresos que generas
• Cuáles se pueden digitalizar
• Cuáles serán los usos finales de la información digitalizada recientemente

Con esta información, tienes lo que necesitas para decidir si una solución de envíos digitales es correcta para ti, para comparar el costo de un sistema de envío digital con tus gastos actuales para manejo de documentos, y elegir el hardware y software que se ajusten mejor a tus necesidades particulares.

En la sección Entender, presentamos tres usos clave del envío digital: unir datos impresos y electrónicos, compartir datos clave basados en papel por correo electrónico y fax y reducir los costos de fax y correo al mismo tiempo que se mejora el flujo de trabajo. Estas son las preguntas que debes hacerte cuando evalúes tus expectativas y necesidades para cada una de estas tres soluciones.

Unir la información impresa y electrónica en formato digital

• ¿Los documentos impresos ocupan espacio físico valioso? Estima exactamente cuánto te cuestan los espacios de almacenamiento y luego piensa qué podrías hacer con ese dinero si no tuvieras que almacenar documentos impresos. ¿Podrías reducir tu alquiler mensual o reorganizar tu oficina de manera que tus empleados puedan ser más productivos?
• ¿Cuáles serían tus costos de recuperación si alguna inundación, incendio u otro desastre destruyera tus archivos impresos? Si bien estos costos pueden ser difíciles de estimar, vale la pena hacer el ejercicio. ¿Cuánto tiempo debería pasar tu personal recuperando datos clave? ¿Cómo se verían afectados si no pudieran recuperar los datos? Tus respuestas te darán una idea de cuánto dinero puede ahorrar una solución de almacenamiento digital seguro en caso de desastre. En caso de desastre, podrás recuperar rápidamente los costos de instalar una infraestructura digitalizada y de almacenamiento.
• ¿Cuánto tiempo emplea tu personal en la actualidad cruzando referencias de datos almacenados impresos y en formato electrónico? Si tus empleados acceden a registros impresos antiguos con frecuencia o pasan mucho tiempo tratando de encontrar la fuente correcta de la información tanto en formato impreso como electrónico, tu organización podría lograr una mejora significativa en cuanto a productividad. Tómate unos minutos para relevar a tu personal y calcular exactamente cuánto te cuestan las búsquedas de registros impresos. Los totales podrán sorprenderte; también te proporcionarán los números básicos para comparar con el costo total de una solución de envío digital antes de adquirirla y después de la implementación cuando midas el retorno sobre la inversión.

• ¿Cuántos datos impresos necesitas fusionar con tus datos electrónicos? La cantidad de páginas de datos impresos que crees que debes digitalizar por mes te dará una buena idea de la capacidad de procesamiento que debes buscar en el dispositivo que digitalice tus documentos.

• ¿Cuáles son las dimensiones de los documentos? Si necesitas digitalizar documentos grandes o de tamaño inusual (como planos o esquemas arquitectónicos, por ejemplo), podrías tener que optar por un dispositivo plano para poder digitalizar un documento grande en varias secciones.

• ¿En qué condiciones están tus documentos? Puedes ejecutar documentos en buena condición a través de un alimentador automático de documentos, pero podrías tener que digitalizar documentos viejos o gastados en forma manual.

• ¿A qué formato electrónico deseas convertir tus documentos impresos? Los formatos más comunes usados hoy en día son PDF y TIFF. Por lo general, los archivos TIFF son para imágenes y soy muy grandes. PDF es una elección más adecuada para documentos que deseas compartir porque el tamaño del archivo es más pequeño gracias a la compresión incorporada de PDF. También son accesibles para quien tenga la versión sin cargo de Adobe Acrobat Reader.

Nota: Puedes llevar su solución de envío digital al nivel siguiente con el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), enviar a carpeta, enviar a aplicación y enviar a soluciones de base de datos. Estos sistemas son complejos y, para un mejor retorno sobre tu inversión, deberán ser personalizados de acuerdo con las necesidades específicas de tu empresa. Si te interesa una solución de fusión de datos más avanzadas, ponte en contacto con tu revendedor HP local para más información.

Compartir datos clave basados en papel por correo electrónico y fax

• ¿Qué actividades del negocio serían más fáciles, rápidas y mejores si tuvieras opciones para enviar tus documentos basados en papel? ¿Cuánto cuesta una solución de opción única (como sólo fax) en productividad y servicio? Si tienes que dar soporte a múltiples clientes con diferentes preferencias de formato (como nuestro consultorio médico), una solución de envío digital puede darte la flexibilidad para incluirlos a todos. Quizás encuentres que esto no sólo acelera tus servicios, sino que además mejora las asociaciones y las relaciones con los clientes porque estás proporcionando información de la manera que funciona mejor para ellos.

• ¿Debes controlar quién tiene acceso a los sistemas de envío a correo electrónico que implementaste? Cuando algún miembro de tu personal envía un mensaje de correo electrónico desde su computadora, el receptor sabe exactamente quién lo envió. Podrías tener que implementar controles similares con tu sistema de envío a correo electrónico para que los receptores de los mensajes siempre sepan quién los envió. Además, podrías limitar el acceso a tu sistema de envío a correo electrónico de manera que sólo ciertos miembros del personal puedan usarlo. Esto puede evitar mensajes no autorizados o mensajes de un usuario que se hace pasar por otro.

• ¿Cuántos documentos necesitas enviar? ¿Con qué frecuencia? ¿En qué condiciones están? Antes de elegir la solución correcta para digitalizar documentos, necesitas un buen entendimiento de la capacidad que la solución debe soportar.

• ¿Qué tipo de servidor de correo electrónico usa tu empresa? Las herramientas de envío a correo electrónico funcionan con tus servicios de correo electrónico existentes para enviar documentos escaneados, por lo que necesitas saber qué servidores de correo electrónico debe soportar tu solución. Todas las soluciones de envío a correo electrónico de HP soportan SMTP, el protocolo estándar para enviar correo electrónico, que probablemente sea el que también usa tu servidor de correo electrónico. Tu personal de IT o tu ISP pueden responder esta pregunta.

Reducir los gastos de fax y correo y mejorar el flujo de trabajo

• ¿Cuánto tiempo y dinero gastas enviando documentos impresos por correo y por correo? ¿De cuánto es tu factura mensual de fax a larga distancia? La respuesta a estas preguntas te ayudará a hacer dos cosas: decidir si invertir en una solución de envío a correo electrónico puede en realidad reducir tus costos e identificar todas las maneras diferentes en que el envío a correo electrónico puede beneficiar a tu empresa. Quizás descubras que podría tener usos más allá de los que te vienen a la mente en un principio.

• ¿En la actualidad usas algún servicio de fax por LAN, Internet o Windows? Si lo haces, querrás estar seguro/a de que tu sistema de envío a fax se integra sin inconvenientes con dichos servicios. Un nuevo sistema que no se integra bien con los sistemas que ya tienes instalados probablemente te costará más dinero en lugar de reducir costos.

• ¿Necesitas enviar documentos impresos por correo electrónico y por fax? Si es así, querrás considerar un dispositivo como un Multifuncional que enviará tus documentos por fax y generará versiones electrónicas que puedes compartir a través de la red o el correo electrónico de la empresa y archivar para referencia futura.

Con poco trabajo, puedes convertir rápidamente las respuestas a tus preguntas en una serie de requerimientos para tu solución de envío digital, como así también un conjunto de criterios para evaluar tu retorno sobre la inversión para dicho sistema. Podría ocurrir que necesites un sistema que soporte tanto el envío a correo electrónico como a fax que deba soportar su sistema de fax por LAN existente y requiera cierto nivel de seguridad. En forma alternativa, podrías necesitar un sistema que pueda procesar 50-75 documentos impresos por día para archivo y resguardo. Una vez que articules tus necesidades, puedes pasar a elegir los componentes para tu solución.