HP Digital Sending: Reduce los costos de tu empresa

HP ha reunido una serie completa de hardware y software de envío digital para ayudar a tu organización a construir una solución que sea correcta para ti.

Estas herramientas están todas diseñadas para funcionar en forma fluida de manera que puedes mejorar y expandir tu solución a medida que cambian las necesidades de tu empresa. Éste no es un beneficio que por lo general encontrarás en una solución creada con componentes de varios proveedores.

Multifuncionales (MFP):

Impresoras multifunción que escanean, envían faxes, imprimen, copian y soportan envío a correo electrónico y envío a Internet, LAN, Windows y otras soluciones de fax en red. Te brindan las funcionalidades de varios dispositivos en uno y por una fracción del costo de una serie de dispositivos diferentes que brindan la misma funcionalidad. HP ofrece cuatro dispositivos MFP adecuados para las empresas:

• Serie HP LaserJet 3300mfp: Una serie de MFP accesibles que incluyen soporte de fax analógico (en la 3330mfp) como así también funciones de escaneo a correo electrónico, escaneo a OCR y escaneo a archivo.
• HP LaserJet 4100mfp: Un dispositivo activado vía Internet con soporte para sistemas de fax en red, una unidad dúplex opcional y un alimentador automático de documentos. La LaserJet 4101 también soporta accesorios opcionales de fax analógico.
• Serie HP LaserJet 8550mfp: Impresoras láser color de 11 x 17 pulgadas que se pueden conectar en red con soporte para sistemas de fax en red, impresión a PDF y una unidad auto-dúplex opcional.
• HP LaserJet 9000mfp: Un dispositivo de alto volumen que soporta sistemas de fax en red, digitalización y salida de fax y envío digital seguro

AutoStore:

Aplicación de middleware de administración de documentos que incorpora todas las funcionalidades del DSS 3.0 Communications y te permite realizar envíos directamente a una carpeta de red, una aplicación o incluso una base de datos. Te ayuda a rastrear documentos asignando una etiqueta que se puede buscar según el texto a cada documento que escaneas, y se integra fácilmente con la mayoría de las herramientas de administración de documentos (e información) como Microsoft SharePoint Portal o Documentum

Nota: AutoStore por lo general es un componente de sistemas de administración de documentos más complejos. Si te interesa la funcionalidad escaneo a carpeta o alguna otra, ponte en contacto con tu revendedor local para más información.

Ahora volvamos a cada uno de los casos de estudio de la sección Entender y veamos qué equipos y funcionalidades necesitarán estas empresas para construir una solución de envío digital que cumpla con sus necesidades:

L. James Associates busca una solución que los ayude a fusionar documentos impresos y electrónicos para hacer más eficientes los procesos comerciales y preparar los datos para archivo. Una HP LaserJet 3030mfp que soporta escaneo a correo electrónico, escaneo a OCR y escaneo a archivo soportará bien las necesidades de fusión y archivo de datos. Pueden digitalizar documentos impresos clave durante el proyecto para que la información esté disponible en forma inmediata para cualquier miembro del equipo y después del proyecto como parte de un proceso de archivo estándar.

Además, pueden aprovechar la funcionalidad escaneo a correo electrónico para reducir parte de los costos de fax a larga distancia e incluso parte de los costos de correo. Los consultores pueden enviar por correo electrónico copias de documentos firmados a gerentes, contaduría y auditores una sola vez en lugar de enviarlas varias veces por fax. También pueden enviar por correo electrónico copias completamente ejecutadas de documentos comerciales clave al cliente el día en que la gerencia los firma, en lugar de pagar para enviarlos por correo.

El Grupo Pediátrico Bay Town desea aprovechar los laboratorios, hospitales y otros consultorios que aceptan mensajes de correo electrónico para compartir historias clínicas y otros datos impresos de los pacientes, pero también necesitan soporte para fax. El consultorio no cuenta con un sistema de fax por LAN o Internet existente, por lo que el sistema debe soportar un fax analógico. Sin embargo, el consultorio usa su seguridad de red existente para controlar quién puede enviar a correo electrónico y rastrea el uso del correo electrónico.

Una HP LaserJet 4100mfp con un accesorio de fax analógico y el DSS 3.0 Secure Access cumplirán bien con sus necesidades. La 4100mfp tiene un alimentador automático de documentos. Para facilitar el envío de archivos de varias páginas por fax o correo electrónico, DSS 3.0 Secure Access da control al administrador de la oficina, quien puede enviar mensajes de correo electrónico desde la MFP. También le proporciona un rastreo para auditorías que puede seguir si necesita verificar qué documentos en particular fueron enviados y por quién. Como bonificación adicional, la MFP proporciona a la oficina otra copiadora e impresora de alta calidad, que reducirá el tiempo de espera del personal para usar dichos servicios y aumentará la productividad.

La Cooperativa Legal de California desea reducir los costos de fax y correo como así también comenzar a reducir la cantidad de tiempo que el personal del estudio pasa manejando papeles. También esperar optimizar sus procesos de flujo de trabajo y manejo de papeles en pocos meses. Tienen un sistema de fax por LAN existente como así también una red Novell. Una HP LaserJet 4100mfp con DSS 3.0 Communications es una buena elección para el estudio. Si bien la empresa podría haber elegido cualquier dispositivo multifunción, eligieron una MFP HP con DSS 3.0 integrado para convertir la MFP en una rampa para el sistema de fax por LAN de la empresa y aprovechar la seguridad Novell para asegurar que sólo cierto personal pueda enviar documentos desde la MFP por correo electrónico.

Esta solución reducirá los costos de correo y larga distancia en forma significativa porque pueden enviar documentos digitalizados por correo electrónico a receptores una vez, en lugar de enviarlos varias veces por fax o correo. Cuando el personal del estudio necesite enviar los mismos documentos por fax y correo electrónico, podrá hacerlo simultáneamente, lo que ahorra tiempo. Por último, la MFP y el software DSS 3.0 Communications conforman la base para futuras mejoras en el flujo de trabajo y los sistemas de manejo de documentos de la empresa. El estudio puede agregar remitentes digitales y a actualizar el software AutoStore de HP, que se integra bien con su base de datos Lotus Notes.