HP Digital Sending: Reduce los costos de tu empresa

Cómo comprar

El envío digital es una manera rápida, simple y confiable de capturar documentos en papel en formato digital de manera de poder procesar y enviar información valiosa. El envío digital va un paso más allá de la digitalización de documentos y te ofrece las herramientas que necesitas para escanear documentos y:

• Enviarlos por correo electrónico
• Enviarlos por fax a través de tu LAN existente, Internet, Windows u otra solución de fax de red
• Archivarlos en tu Intranet o en algún otro sistema de almacenamiento de datos
  

En síntesis, el envío digital te ayuda a convertir tus documentos impresos a formato digital de manera de que puedas trabajar con la información más fácilmente. Los beneficios para tu negocio pueden ser significativos. Con la solución de envío digital correcta, puedes esperar:

• Mejorar la productividad y ser más competitivo/a
• Fusionar datos impresos y electrónicos para que sean más fáciles de compartir, editar, imprimir, almacenar y recuperar.
• Hacer más eficientes los procesos comerciales para reducir costos.

» No puedes escapar del papel
» Los datos en el mundo real

No puedes escapar del papel

• El 24% del conocimiento corporativo reside en documentos impresos.
• La gente de negocios pasa el 60% del tiempo manejando documentos.
• Más del 40% de la comunicación interna en oficinas se hace a través de documentos impresos.
• Los documentos representan hasta el 40% de los costos de mano de obra y 15% de los ingresos.

Los mismos estudios nos dicen algunas cosas interesantes sobre el fax y el correo electrónico:

• Los equipos de fax no están desapareciendo.
• Los usuarios frecuentes del fax están volcándose a soluciones de fax por LAN.
• Los usuarios que tienen correo electrónico lo prefieren al fax.

Sin embargo, cualquiera que haya trabajado tanto con documentos impresos como electrónicos sabe que los datos electrónicos son mucho más fáciles de manejar que en papel:

• Es más fácil mandar un documento por correo electrónico a un compañero que copiarlo y caminar a su oficina.
• Es más económico y rápido enviar un documento por correo electrónico que enviarlo por correo.
• Es más simple buscar en una base de datos que en un gabinete de archivos.
• Los datos electrónicos son más fáciles de procesar y editar que los impresos.
• Los datos electrónicos ocupan mucho menos espacio físico que los impresos.
  

¿El resultado final? El papel es un elemento integral (y costoso y que insume tiempo) en las comunicaciones comerciales que está aquí para quedarse (al menos para el futuro predecible). Sin embargo, a medida que más datos se vuelven electrónicos, todo el mundo se hace más productivo.

Los datos en el mundo real

Considera los siguientes escenarios que resaltan las muchas maneras diferentes en que la gente y los sistemas en el mundo real esperan recibir y trabajar con datos:

• L. James Associates es una consultora que necesita unir documentos impresos y electrónicos en formato digital para hacer más eficientes los procesos comerciales y preparar datos para archivo. La empresa tiene una sede pero envía consultores a todo el país a oficinas de clientes para completar proyectos. Si bien los consultores generan la mayor parte de los documentos de proyectos electrónicamente, deben administrar contratos, cambiar registros, y otros documentos de autorización de los clientes en formato impreso. Además, con frecuencia reciben datos útiles para el proyecto de los clientes en papel y no tienen acceso a las versiones electrónicas de los mismos. La empresa necesita una manera de fusionar los datos impresos que recibe con los datos electrónicos de los proyectos de manera de poder almacenarlos juntos en las redes de la empresa para que todos los que trabajan en el proyecto tengan fácil acceso a ellos y se puedan resguardar con regularidad. Además, desean archivar todos los datos de los proyectos electrónicamente de manera de poder usar mejor el espacio de almacenamiento que usan en la actualidad para guardar documentos impresos.

• El Grupo Pediátrico Bay Town es un consultorio médico que necesita compartir las historias de los pacientes y algunos otros datos clave basados en papel con colegas y laboratorios tanto por correo electrónico como por fax. Más laboratorios, médicos y hospitales prefieren recibir los datos de los pacientes por correo electrónico en lugar de fax o correo, y el gerente de oficina desea aprovechar el rastro electrónico del papel que genera el correo electrónico. La oficina ha experimentado el escaneo de historias de pacientes en archivos TIFF en un escáner plano, adjuntándolos luego a los mensajes de correo electrónico, pero este proceso lleva tiempo y no mejoró mucho sus procesos de oficina. Además, el gerente de oficina desea estar seguro de que sólo el personal que debe enviar la información confidencial del paciente fuera de la oficina tenga acceso al equipo. Por ultimo, la oficina aún necesita comunicarse con otras oficinas que sólo aceptan documentos enviados por fax y correo, pero el gerente de oficina desea reducir la cantidad de dispositivos que su personal necesita aprender a usar cada vez que sea posible.

• La Cooperativa Legal de California es un estudio legal grande que necesita reducir sus costos de fax y correo y comenzar a mejorar el flujo de trabajo que sigue el personal para manejar documentos basados en papel. La empresa trabaja con clientes en diversos lugares del mundo y gasta una gran cantidad de dinero en envíos para el día siguiente de documentos importantes, como así también en tarifas de larga distancia para faxes internacionales. La empresa ya tiene instalada una solución de fax por LAN y no quiere reemplazarla con un sistema nuevo. La empresa también usa un sistema Novell y Lotus Notes para controlar el acceso del personal a documentos sensibles, y le gustaría usar normas de seguridad similares para controlar quién puede enviar versiones digitales de documentos impresos por correo electrónico y por fax. Por último, a la empresa le gustaría implementar procesos más eficientes de flujo de trabajo y manejo de papeles al año siguiente, y desea asegurarse de que toda mejora en los procesos que haga hoy siente las bases para sistemas futuros.

Además de sus necesidades comerciales particulares, todas estas organizaciones tienen algo en común: Necesitan soluciones que:

• Funcionen bien con la infraestructura existente
• Sean fáciles de implementar y de capacitar al personal para su uso
• Puedan crecer y modificarse de acuerdo con las necesidades de la empresa

¿Te suena familiar alguno de estos escenarios o resultados deseados? ¿Tu organización necesita transformar documentos impresos en datos electrónicos para poder enviarlos por correo electrónico, fax o archivarlos? ¿Has decidido dejar de lado estos temas porque piensas que serían difíciles de implementar o requerirían una infraestructura con tecnología completamente nueva? De ser así, el envío digital podría ser una solución que puedes considerar para mejorar tu resultado final y ayudarte a estar un paso adelante de la competencia. En la sección siguiente, aprenderás más sobre cómo analizar las necesidades de tu empresa para ver si y dónde podría instalarse una solución de envío digital para cubrir tu plan general de tecnología.

• Funcionen bien con la infraestructura existente
• Sean fáciles de implementar y de capacitar al personal para su uso
• Puedan crecer y modificarse de acuerdo con las necesidades de la empresa