Vinoteca: una empresa que degusta el éxito

El reto: rapidez y rentabilidad

"Además del control de precios" señala Juan B. Morales "otro de nuestros problemas era el control de existencias. Atender esto era importante para seguir distinguiéndonos de nuestra competencia en el servicio al cliente."

Si el estado del inventario era un gran problema, conocer la rentabilidad de un cliente o de un producto era prácticamente imposible. Así mismo, la Dirección General no recibía la información confiable y oportuna para la toma de decisiones que un ejecutivo en una industria con este dinamismo requiere. "Si bien antes teníamos una página en Internet, la información que se manejaba (listas de precios, de productos, disponibilidad y pedidos) estaba muy separada de la operación de la compañía: no se puede hablar de e-business si no se tiene la información ordenada al momento y en línea."

La empresa necesitaba un cambio urgente, por lo que el fundador y actual director de Vinoteca le pasó la estafeta a Marcelo Morales, asesor externo encargado de la renovación del área de Informática, para que la preparara para el siguiente gran paso. "Nuestro plan era definir una nueva estructura de software y hardware para apoyar el cambio organizacional y dar una nueva estructura a Vinoteca, todo ello basado en el poder de Internet", apunta Marcelo Morales.

"Después de una exhaustiva labor de análisis, decidimos inclinarnos por la arquitectura UNIX, la aplicación Oracle y siempre hablamos de trabajar con HP, porque con ellos íbamos a tener todo un esquema integral" destaca, "además, HP nos daba la flexibilidad de trabajar con cualquier ERP (software para la planeación de los recursos empresariales). La solución que HP nos ofrecía era muy innovadora, y lo mejor era que nos daba el financiamiento."

El panorama había cambiado radicalmente para Vinoteca. En tan sólo seis semanas se hizo una implantación. "Esto es un récord", dice Morales, "normalmente un ERP no sale tan rápido."

Vinoteca montó su operación sobre un servidor HP 9000 L2000 para aplicaciones y datos, y una HP A400 para su "web server." En la primera fase se colocaron los módulos de la suite de aplicaciones de Oracle de Contabilidad, Inventarios, Order Entry (que es el que maneja todos los pedidos y la facturación), Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar. Y al empezar el 2001 se dedicaron a afinar las bases de datos, a darle una depurada al sistema y adicionar los módulos de Flujo de Efectivo y Activos Fijos, hasta completar toda la operación de la compañía sobre el ERP.