Productos Familia

Borrón y cuenta nueva

Productos Familia inicialmente realizó un análisis de las necesidades, con simulación de las operaciones y comportamientos del procesamiento en línea y rendimiento de las aplicaciones. En este análisis surgieron dos directivas importantes para mejorar la recolección de la información de ventas. El primero, la selección de una plataforma móvil de última tecnología con gran capacidad de comunicaciones, y segundo, una aplicación para soportar las operaciones realizadas por los vendedores.

Productos Familia convocó a concurso a algunas firmas proveedoras de soluciones tanto de hardware como de software en el mercado, para finalmente adjudicar la adquisición de equipos y la asesoría a Hewlett-Packard.

Igualmente, luego de revisar las opciones de proveedores y aplicaciones que se ajustaran a sus requerimientos, optaron por contratar los servicios de Sysgold, partner de HP, para desarrollar la aplicación que los vendedores utilizarían en su trabajo diario.

"Nos quedamos con la compañía caleña Sysgold porque vimos que cumplían con todos los requerimientos que inicialmente solicitamos como el manejo de cartera, órdenes de pedido, facturación, investigaciones de mercado, análisis de competencia y demás", explica el Ingeniero Jaramillo.

Los HP iPAQ adquiridos por la compañía pertenecen a la generación más innovadora de computadores de mano presentes en el mercado. Se trata del modelo 5450 que cuenta con características importantes dentro de las que se cuentan su gran capacidad de almacenamiento, ranuras de expansión, batería desmontable, lector biométrico, conexión a redes mediante los estándares de comunicación inalámbrica 802.11b y Bluetooth, así como conexión a equipos de trunking (como Avantel) y celulares, mediante un cable adicional.

Juan Esteban Jaramillo explica el valor para el proyecto de algunas de estas características: "Nosotros compramos los equipos HP iPAQ 5450 por todas las ventajas técnicas como por la parte de wireless, bluetooth y el lector biométrico que consideramos muy importantes. Si al vendedor se le pierde el equipo, nadie tiene acceso a la información que contiene.

Operación limpia y clara

La fuerza de ventas de la compañía está conformada por cerca de 100 empleados, los cuales poco a poco han sido entrenados en el uso de los equipos y la aplicación. Su proceso de ventas depende del manejo y actualización permanente de las bases de datos que contienen información sobre productos, clientes y estadísticas de ventas.

Por este motivo, actualmente los vendedores sincronizan la información en la mañana y cargan las bases de datos dentro del HP iPAQ, y durante su labor diaria transmiten a la central las actividades realizadas, las cuales automáticamente alimentan los sistemas centrales de la organización, gracias a la interfaz desarrollada con SAP.

Paralelamente, desde la sede se transmite cualquier información urgente al vendedor como cambios de precios, promociones de productos o cualquier otra información que se considere que el vendedor debe tener a su disposición.

"El sistema y su aplicación es espectacular, pues el vendedor escoge la ruta y atiende al cliente una vez al mes. Inicialmente visita a los supermercados, toma los datos básicos del pedido, de la empresa, e investiga el estado de la cartera del cliente en referencia. Con toda esa información, supervisa la venta, atiende reclamos, analiza, registra las operaciones y reporta cuáles son los descuentos y deducciones en forma automática, trasladando esa información a la central. Todo esto con el apoyo tecnológico del HP iPAQ y gracias a toda la inteligencia que tiene SAP", manifiesta Juan Esteban Jaramillo.

Como consecuencia de este cambio radical en la fuerza de ventas, la cartera de la compañía es controlada debidamente y el vendedor mismo es quien inspecciona desde cualquier sitio el stock de los productos. "Cosa que antes parecía imposible", asegura Jaramillo. Ahora se obtienen datos al instante sin tener que revisar archivos engorrosos y montañas de papeles, y la compañía cuenta con las bases suficientes para proyecciones del negocio a mediano y largo plazo.

Los clientes están más satisfechos porque todos los pedidos les están llegando a tiempo y sin inconvenientes.

"Cuando el cliente nos paga, inmediatamente le actualizamos el saldo y no hay que pasar por la cola de trabajo de los digitadores como antes. El acceso al inventario actualizado y a la información de clientes permite tomar decisiones con transparencia porque el vendedor siempre sabe el estatus de la compañía con el cliente", explica el directivo.

Para Productos Familia, ha sido realmente saludable la realización de este proyecto. La claridad de los directivos de la compañía, sumada a la tecnología de punta de HP y al sólido conocimiento de Sysgold en el desarrollo de soluciones móviles dan como resultado una fuerza de ventas informada y ágil, que contribuye activamente en el buen desempeño de la compañía.

Productos Familia es un ejemplo de cómo la tecnología puede impulsar de manera asombrosa a las empresas, dejando atrás los viejos modelos, para dar paso al desarrollo de los negocios a largo plazo.