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Cultura en línea

Econta se encargó de la capacitación y acompañamiento continuo a los usuarios para el diseño de los documentos antes de enviarlos a impresión. Otras decisiones que se involucraron en el proceso, fueron la selección del papel más adecuado para el tipo de documento elaborado y si era indispensable imprimirlo o definitivamente no.

La asignación de cuotas de impresión para toda la compañía fue vital para el control de impresión por áreas. "En este momento conocemos los costos por departamento, tenemos un control por área mensual para asegurarnos de alcanzar la cuota del año", dice Manuel Sarmiento. "Dentro de este grupo también forman parte las secretarias ejecutivas de las principales gerencias, pues desde la cúpula de la pirámide pusieron en práctica las políticas".

Por otra parte, la infraestructura ha aportado otras soluciones en la compañía pues diferentes áreas la utilizan para actividades administrativas. "En este momento aprovechamos el software provisto por HP para facturaciones, órdenes de compra y otros documentos, lo cual nos redujo el costo por el diseño de formatos. Enviamos fax mail por las impresoras también, para ganar tiempo y reducir costos", explica Sarmiento.

El apoyo de HP y Econta ha sido vital para el logro de estos resultados. "Estamos en un proceso de mejoramiento continuo y sabemos que con el tiempo tendremos más afinado el plan, en la medida en la que continuemos con el proceso de capacitar a la gente. En la parte de copiado ha sido importante, estábamos sacando 30.000 fotocopias y en este momento tenemos un promedio de 16.000, estamos en un 50% del consumo. También hemos visto una línea de descenso bastante notoria en las impresiones a color, durante los últimos 12 meses, el máximo tope es de 25.000 y llevamos 5.000. HP y Econta nos han evitado los problemas de suministros, soporte y equipos porque ellos se encargan de todo", asegura el ejecutivo.

El proceso de culturización de los empleados tomó un tiempo, pero hoy en día, gracias a la tecnología de HP, al outsourcing con Econta y a la conciencia de la gente que labora día a día en 3M, este proyecto cuenta con un importante reconocimiento a nivel mundial, de tal forma que la adopción de estas políticas contribuirán a estandarizar el uso de los recursos de impresión en la compañía.

Esta iniciativa netamente colombiana, forma parte de los proyectos six sigma que son replicados por otras regiones como Best Practices. Por este motivo, inicialmente en el 2004 Venezuela, Ecuador y Perú implementarán un sistema similar, mientras en el 2005 lo harán Bolivia y Paraguay.