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En tant que propriétaire d'entreprise, votre actif le plus important est votre personnel : c'est lui qui assure le bon fonctionnement de votre entreprise. Avec la pression quotidienne qu'engendre la gestion d'une entreprise, il est quelquefois difficile de trouver le temps nécessaire pour définir les processus et les formulaires indispensables à la gestion du personnel. Du recrutement à l'accueil des employés, en passant par la paie, les avantages sociaux et le développement professionnel, ce guide pratique recense les méthodes, processus, formulaires et politiques éprouvés en matière de gestion des ressources humaines. Notez que le contenu de ce guide n'est proposé qu'à des fins d'information. HP n'assume aucune responsabilité si vous choisissez d'appliquer cette information à votre entreprise. Vous devez vous assurer d'être en conformité avec la législation.
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Recruter les meilleures personnes est un processus difficile qui exige beaucoup d'efforts. Vous êtes constamment en concurrence avec d'autres entreprises à cet égard. Le meilleur moyen de trouver les bonnes personnes consiste souvent à obtenir des références d'employés, de clients ou de partenaires. Vous pouvez également étendre votre recherche par le biais de petites annonces ou de tableaux d'affichage électroniques.
En plus de diffuser les opportunités d'emploi, certains processus importants peuvent être mis en place pour faciliter le recrutement. Commencez par déterminer qui fera partie de l'équipe chargée des entrevues. Pour faciliter la planification, réservez plusieurs créneaux horaires chaque semaine pour les entrevues. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe savent quelles questions doivent et ne doivent pas être posées à un candidat.
Candidature
Selon la portée et le niveau de responsabilité du poste offert, il est possible de demander un formulaire de candidature ou un curriculum vitae. Vous trouverez ci-joint un formulaire de candidature que vous pourrez facilement adapter à vos besoins. Vous pouvez créer une version électronique des curriculum vitae et des candidatures papier en les numérisant. Ces documents électroniques vous permettront d'assurer plus facilement le suivi des candidats et d'acheminer leur dossier aux membres de l'équipe chargée des entrevues.
Présélection
Avant les entrevues en personne, qui consomment un temps précieux, vous devez procéder à une présélection par téléphone. Vous trouverez ci-joint un questionnaire de présélection par téléphone que vous pourrez adapter à vos besoins. N'oubliez pas que la présélection par téléphone est un moyen économique de déterminer les meilleurs candidats pour l'entrevue.
Entrevue
Une bonne entrevue exige une préparation rigoureuse. Vous trouverez ci-joint des questions qui vous aideront à bâtir une entrevue adaptée à votre entreprise. Les points à explorer avec le candidat sont les suivants :
- Formation
- Historique d'emploi
- Raison pour laquelle le candidat souhaite quitter son poste actuel
- Réalisations
- Objectifs de carrière
- Capacité à résoudre les problèmes
Un bon candidat se prépare à une entrevue, c'est pourquoi il est approprié de lui demander ce qu'il sait des produits et services de votre entreprise et comment il envisage le poste. Il est inapproprié de lui demander quoi que ce soit en rapport avec son âge, sa race, sa religion ou son orientation sexuelle.
Tout au long de l'entrevue, le candidat doit faire preuve de confiance et justifier ses réponses par des exemples professionnels spécifiques. Ses réponses doivent également refléter les caractéristiques et les compétences requises pour le poste. Après avoir rencontré un candidat, chaque membre de l'équipe chargée des entrevues doit remplir un rapport.
Suivi
Il est toujours pertinent d'envoyer une lettre de remerciement à tous les candidats pour avoir posé leur candidature. Chaque candidat sait ainsi que vous êtes informé de son intérêt pour votre entreprise et que vous appréciez le temps et les efforts qu'il a consentis pour postuler. Plus votre interaction avec chaque candidat est positive, mieux celui-ci se sentira par rapport à votre entreprise, même s'il n'est pas choisi pour le poste.
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Une fois que vous avez trouvé les meilleurs candidats pour répondre à vos besoins, il est toujours préférable de les convoquer le plus tôt possible à une seconde entrevue. En effet, si vous estimez qu'un candidat est idéal pour un poste, d'autres entreprises risquent fort de penser de même. Encouragez les candidats à passer davantage de temps avec leur directeur potentiel et avec leurs pairs. Assurez-vous que la haute direction prend bien le temps de séduire les candidats en leur brossant un portrait flatteur de l'entreprise et en leur faisant sentir que leur opinion est précieuse.
Vérification des références
La vérification des références d'un candidat est une étape essentielle qui est souvent négligée. Confiez-en la responsabilité à l'équipe chargée des entrevues et assurez-vous que tous ses membres partagent ce qu'ils ont appris. Au strict minimum, vous apprendrez des éléments qui permettront au nouvel employé de commencer du bon pied et faciliteront son développement futur. Vous trouverez ci-joint un formulaire de vérification des références que vous pourrez utiliser.
Embauche
Une fois que vous avez sélectionné la personne que vous voulez embaucher, concluez un accord verbal que vous confirmerez rapidement par écrit en précisant la date de début, le salaire et autres avantages et en indiquant que cet engagement est « à discrétion ». Ce document doit également préciser les avantages réservés aux employés, tels que les soins de santé, les congés payés et les jours fériés. Vous pouvez y ajouter d'autres formulaires, tels que les politiques concernant les droits sur la propriété intellectuelle ou les mesures en cas d'urgence. Certains de ces formulaires peuvent être remplis lors du premier jour de travail de l'employé. Consultez votre avocat en droit du travail pour connaître les formulaires et politiques obligatoires pour l'embauche de nouveau personnel.
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Accepter un nouveau poste est une décision importante qui peut être discutée et partagée avec d'autres. Une fois que votre nouvel employé a accepté le poste, une pratique courante consiste à lui faire parvenir à son domicile un symbole de remerciement, tel que courriel, appel téléphonique, cadeau ou carte. Faites en sorte que votre relation démarre du bon pied et que votre employé ne l'oublie jamais.
Le premier jour
Organisez soigneusement la première journée de travail de votre nouvel employé. Assurez-vous auprès de votre directeur ou de votre administrateur que tout le monde est informé de sa date d'entrée en fonction. Demandez à quelqu'un d'accueillir le nouvel employé et désignez un « partenaire » pour répondre à ses questions. Dans la mesure du possible, attribuez-lui un bureau net, un fauteuil, un téléphone opérationnel, des fournitures de bureau et un ordinateur connecté au réseau avec un compte utilisateur actif et la possibilité d'imprimer. Petite touche spéciale : faites-lui préparer des cartes d'affaires! Pour les cadres supérieurs, un communiqué de presse annonçant l'arrivée du dirigeant peut être envoyé au journal local et aux magazines professionnels pertinents.
Le nouvel employé doit rencontrer immédiatement son directeur pour discuter des grandes lignes de son poste et de ses objectifs et attentes à court et à long terme. Les objectifs doivent être discutés au moins tous les 30 jours. La description de poste écrite restera la référence; cependant, elle doit être revue de façon formelle au cas où la portée du poste viendrait à changer avec le temps.
Accueil
De nombreuses entreprises veillent à l'accueil de leurs nouveaux employés. Si votre entreprise embauche plusieurs personnes, des séances d'accueil peuvent être organisées en groupe. La séance doit inclure une présentation de l'entreprise effectuée par un cadre supérieur. Cette présentation doit décrire la vision, la mission et les objectifs de l'entreprise, un aperçu de ses produits et services, des procédures de relations avec la clientèle et des informations financières appropriées. Les avantages sociaux, politiques et procédures de l'entreprise doivent également être passés en revue par le responsable des ressources humaines.
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Le programme d'avantages sociaux que vous offrez à vos employés peut être un facteur très important dans la décision d'une personne de rejoindre ou non votre entreprise. Il est donc essentiel de savoir quels avantages sociaux offrir et de créer un programme qui soit à la fois complet et facile à comprendre. Voici une liste d'avantages sociaux à envisager :
- Rémunération
- Assurance médicale
- Assurance soins dentaires
- Assurance frais optiques
- Assurance accident du travail
- Assurance invalidité
- Programme de REER
- Jours de congés
- Programme de congé sabbatique
- Congé de maladie
- Congé de maternité
- Congé pour raisons personnelles
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Une évaluation formelle du rendement professionnel devrait être effectuée pour chaque employé tous les six ou douze mois. En plus de passer en revue le rendement d'un employé par rapport à ses objectifs, cet entretien est également une excellente occasion de discuter de ses objectifs de carrière et de ses opportunités de formation et de développement professionnel. Les cours de formation, les cours universitaires et professionnels et les formations sur le Web fournissent à l'employé des outils tangibles, non seulement pour améliorer son rendement à son poste actuel, mais aussi pour développer les compétences qui lui permettront d'atteindre ses objectifs de carrière à long terme.
Les employés qui apprennent, évoluent et répondent à leurs défis quotidiens sont ceux qui augmentent la productivité de votre entreprise. Investissez dans vos employés et ils investiront dans votre entreprise. La formation continue et le développement professionnel sont importants pour tous les employés. Tout directeur doit s'asseoir au moins une fois par trimestre avec chacun de ses employés pour un examen de rendement afin de discuter les domaines dans lesquels il excelle et ceux qui peuvent être améliorés.
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Une technologie adéquate peut vous aider grandement à organiser et à automatiser vos systèmes de gestion des ressources humaines. Voici quelques points à considérer à cet égard en ce qui concerne votre fonction de ressources humaines :
Créer un réseau intranet
Étant donné la grande diversité des processus, règles, formulaires et informations concernant les ressources humaines, il est préférable de donner à tous vos employés accès à un site Web interne (un intranet) sur lequel ils pourront trouver les réponses à leurs questions. Votre intranet peut offrir un manuel destiné aux employés, une boîte à idées, un calendrier des événements de l'entreprise, un répertoire des employés avec leur numéro de téléphone, et même un espace de stockage pour les photos des activités de l'entreprise réalisées par les employés.
En plus de fournir la bonne information au bon moment, votre site intranet peut receler de l'information sur des sujets complexes, tels que les détails de l'assurance accident du travail ou les procédures de plainte en interne. Bon nombre des formulaires inclus dans le présent guide pratique peuvent également être stockés sur votre site intranet.
Répondre aux problèmes de sécurité
Configurez votre réseau de telle façon qu'il préserve la sécurité des renseignements confidentiels tout en demeurant facilement accessible aux personnes autorisées à le consulter et à le gérer. Par exemple, les systèmes de gestion de la paie et des avantages sociaux doivent être isolés du reste du réseau. Dans de nombreux cas, il est recommandé de dédier un ou plusieurs serveurs au service des ressources humaines afin d'assurer une séparation physique avec les autres systèmes davantage publics.
Pensez à prévoir une imprimante dédiée pour chaque directeur des ressources humaines aux fins d'impression des renseignements confidentiels. Cette précaution garantit que les renseignements sensibles ne seront pas imprimés sur une imprimante partagée, où ils pourraient être oubliés et/ou récupérés accidentellement par un tiers. Vérifiez également que tous les ordinateurs sont protégés par mot de passe afin d'éviter tout accès non autorisé.
Utilisez un appareil photo numérique pour photographier les employés afin d'alimenter la base de données du personnel et de faire réaliser leur carte d'accès. Les photos numériques sont beaucoup plus faciles à manipuler, imprimer, stocker et consulter que les photos traditionnelles, que ce soit maintenant ou à l'avenir.
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Tel que mentionné tout au long du présent guide, voici plusieurs formulaires que vous pourrez télécharger et modifier en fonction des besoins de votre entreprise en matière de ressources humaines.
- Formulaire de candidature
- Questionnaire de présélection par téléphone
- Questions d'entrevue
- Rapport d'entrevue d'un candidat
- Lettre de remerciement
- Formulaire de vérification des références
- Lettre d'embauche
- Formulaire d'information sur les mesures d'urgence
- Communiqué de presse sur l'embauche d'un nouveau dirigeant
- Description de poste
- Formulaire d'examen de rendement
- Ressources
Allbusiness.com fournit un modèle complet que vous pourrez utiliser pour créer la partie guide pratique des employés sur votre site intranet. Ce modèle inclut des rubriques telles que :
- Emploi à discrétion
- Égalité d'accès à l'emploi
- Politique contre le harcèlement
- Procédure de plainte en interne
- Heures de travail, heures supplémentaires
- Procédures de paie
- Avantages sociaux des employés
- Vacances, jours de congés, congés maladie et autorisations d'absence
- Règles et procédures sur le lieu de travail
- Information propriétaire et confidentielle
- Utilisation de la technologie et confidentialité
- Voyages et notes de frais
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Conseils et astuces
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